Giới thiệu chung về Công văn 963/GSQL-GQ2

Công văn 963/GSQL-GQ2 do Cục Giám sát quản lý về hải quan ban hành năm 2015 là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng nhằm giải quyết các vướng mắc của doanh nghiệp trong quá trình thanh lý máy móc, thiết bị nhập khẩu nhưng bị thất lạc chứng từ, tờ khai hải quan gốc. Văn bản này đưa ra các giải pháp tháo gỡ khó khăn về mặt thủ tục hành chính, đảm bảo quyền lợi hợp pháp của doanh nghiệp hoạt động lâu năm đồng thời duy trì sự chặt chẽ trong quản lý nhà nước về hải quan.

Nguyên tắc xử lý khi thất lạc tờ khai hải quan nhập khẩu

Khi doanh nghiệp có nhu cầu thanh lý máy móc, thiết bị nhập khẩu tạo tài sản cố định nhưng không còn lưu trữ được tờ khai hải quan nhập khẩu gốc do các nguyên nhân khách quan (như thiên tai, hỏa hoạn, di dời nhà xưởng hoặc thất lạc do thời gian lưu trữ quá lâu), việc xử lý được thực hiện theo các nguyên tắc sau:

• Doanh nghiệp phải có văn bản giải trình rõ ràng gửi Chi cục Hải quan nơi quản lý hoặc nơi làm thủ tục nhập khẩu trước đây, nêu rõ lý do thất lạc và cam kết chịu hoàn toàn trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác của thông tin cung cấp.
• Cơ quan hải quan sẽ tiến hành đối chiếu, tra cứu dữ liệu trên hệ thống thông tin điện tử ngành hải quan để xác định thông tin về tờ khai nhập khẩu gốc của lô hàng.
• Trường hợp hệ thống dữ liệu không còn lưu trữ do thời gian quá lâu, cơ quan hải quan sẽ căn cứ vào các chứng từ thay thế hợp pháp khác do doanh nghiệp cung cấp để xem xét giải quyết.

Các chứng từ thay thế doanh nghiệp cần cung cấp

Để chứng minh nguồn gốc hợp pháp của máy móc, thiết bị cần thanh lý khi không còn tờ khai hải quan, doanh nghiệp cần chuẩn bị và cung cấp các tài liệu liên quan bao gồm:

• Sổ sách kế toán, chứng từ theo dõi tài sản cố định, bảng trích khấu hao tài sản cố định qua các năm thể hiện rõ việc đưa máy móc, thiết bị đó vào hoạt động sản xuất của doanh nghiệp.
• Hóa đơn thương mại (Invoice), vận đơn (Bill of Lading) hoặc các chứng từ thanh toán qua ngân hàng liên quan đến việc mua máy móc, thiết bị từ đối tác nước ngoài.
• Báo cáo tài chính đã được kiểm toán qua các thời kỳ thể hiện giá trị tài sản cố định là máy móc, thiết bị đang đề nghị thanh lý.
• Các biên bản kiểm kê tài sản định kỳ của doanh nghiệp có ghi nhận sự hiện diện và sử dụng của thiết bị tại nhà xưởng.

Quy trình kiểm tra và xác minh của cơ quan hải quan

Cơ quan hải quan tiếp nhận hồ sơ sẽ thực hiện các bước nghiệp vụ chặt chẽ để đảm bảo tính pháp lý trước khi cho phép doanh nghiệp thực hiện thủ tục thanh lý:

• Kiểm tra hồ sơ giấy tờ do doanh nghiệp cung cấp, đối chiếu tính logic giữa thời gian nhập khẩu, thời gian trích khấu hao và hiện trạng thực tế của máy móc.
• Tiến hành kiểm tra thực tế hàng hóa (nếu cần thiết) để xác định chủng loại, ký mã hiệu, số khung, số máy của thiết bị cần thanh lý nhằm đối chiếu với các tài liệu kỹ thuật hoặc hóa đơn thương mại đi kèm.
• Phối hợp với các cơ quan thuế nội địa hoặc các đơn vị hải quan khác để xác minh việc thực hiện nghĩa vụ thuế đối với tài sản này trong suốt quá trình doanh nghiệp hoạt động.

Thủ tục và nghĩa vụ thuế khi thực hiện thanh lý

Sau khi đã xác minh được nguồn gốc của máy móc, thiết bị, thủ tục thanh lý được thực hiện theo các quy định hiện hành:

• Xác định đối tượng ưu đãi thuế: Nếu máy móc, thiết bị trước đây được nhập khẩu theo diện miễn thuế (như dự án ưu đãi đầu tư, doanh nghiệp chế xuất), khi thanh lý chuyển đổi mục đích sử dụng sang tiêu thụ nội địa, doanh nghiệp phải kê khai và nộp đủ các loại thuế (thuế nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng) theo quy định tại thời điểm chuyển đổi mục đích sử dụng.
• Trị giá tính thuế: Trị giá tính thuế đối với máy móc, thiết bị thanh lý được xác định trên cơ sở giá trị sử dụng còn lại của tài sản (được tính theo tỷ lệ khấu hao thực tế hoặc kết quả giám định của tổ chức giám định độc lập) tại thời điểm thay đổi mục đích sử dụng và đăng ký tờ khai mới.
• Hình thức thanh lý: Doanh nghiệp được phép thực hiện thanh lý theo các hình thức như bán tại thị trường Việt Nam, xuất khẩu ra nước ngoài, biếu tặng hoặc tiêu hủy dưới sự giám sát của cơ quan hải quan và cơ quan quản lý môi trường (đối với phế liệu, phế thải).

Ý nghĩa của hướng dẫn tại Công văn 963/GSQL-GQ2

Hướng dẫn này giúp tháo gỡ nút thắt pháp lý lớn cho các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài (FDI) và doanh nghiệp chế xuất hoạt động lâu năm tại Việt Nam. Việc cho phép linh hoạt sử dụng các chứng từ kế toán và hệ thống dữ liệu thay thế giúp doanh nghiệp nhanh chóng giải phóng được lượng máy móc, thiết bị cũ, lạc hậu để tái đầu tư công nghệ mới, đồng thời vẫn đảm bảo công tác quản lý thuế và chống gian lận thương mại của cơ quan hải quan được thực hiện hiệu quả.