Công văn 9652/CT-TTHT do Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh ban hành năm 2015 là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng liên quan đến việc xử lý các trường hợp ghi sai ngày lập trên hóa đơn, chứng từ. Đây là một trong những lỗi phổ biến mà doanh nghiệp thường gặp phải trong quá trình thiết lập giao dịch và khai thuế.

Nguyên tắc xử lý khi phát hiện hóa đơn ghi sai ngày lập

Dựa trên các quy định pháp luật về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh hướng dẫn các phương án giải quyết cụ thể tùy thuộc vào tình trạng kê khai của hóa đơn:

• Trường hợp hóa đơn viết sai ngày nhưng chưa kê khai thuế: Khi phát hiện hóa đơn ghi sai ngày lập và cả hai bên (bán và mua) đều chưa thực hiện kê khai thuế, hai bên phải lập biên bản thu hồi hóa đơn đã lập sai (ghi rõ lý do thu hồi). Sau đó, người bán thực hiện lập lại hóa đơn mới theo đúng quy định, ghi nhận đúng ngày giao dịch thực tế và gạch chéo các liên của hóa đơn viết sai để lưu trữ.
• Trường hợp hóa đơn viết sai ngày đã được kê khai thuế: Nếu hóa đơn có sai sót về ngày lập đã được một trong hai bên hoặc cả hai bên kê khai thuế, người bán và người mua phải lập biên bản hoặc có thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót về ngày tháng. Đồng thời, người bán phải lập hóa đơn điều chỉnh sai sót. Hóa đơn điều chỉnh phải chỉ rõ nội dung điều chỉnh ngày, tháng, năm của hóa đơn số mấy, ký hiệu nào, ngày lập trước đó là bao nhiêu và ngày đúng là ngày nào.

Quy định về thời điểm lập hóa đơn và chế tài xử phạt liên quan

Bên cạnh việc hướng dẫn khắc phục sai sót, văn bản cũng lưu ý doanh nghiệp về tính tuân thủ đối với thời điểm lập hóa đơn theo quy định của pháp luật về thuế:

• Thời điểm lập hóa đơn tiêu chuẩn: Đối với bán hàng hóa, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua. Đối với cung ứng dịch vụ, là ngày hoàn thành việc cung ứng dịch vụ hoặc ngày lập hóa đơn khi thu tiền trước.
• Chế tài xử phạt hành chính: Việc lập hóa đơn sai thời điểm hoặc ghi sai ngày lập hóa đơn có thể bị xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn theo các mức độ khác nhau, tùy thuộc vào việc hành vi đó có dẫn đến việc chậm trễ thực hiện nghĩa vụ thuế hay không.
• Yêu cầu về hồ sơ chứng minh: Để bảo vệ tính hợp lệ của chi phí được trừ và thuế giá trị gia tăng đầu vào được khấu trừ, doanh nghiệp cần lưu trữ đầy đủ các chứng từ chứng minh giao dịch thực tế như hợp đồng mua bán, biên bản bàn giao hàng hóa, dịch vụ, và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (nếu có).

Khuyến nghị dành cho doanh nghiệp

Để hạn chế tối đa các rủi ro pháp lý và tránh bị cơ quan thuế xuất toán chi phí khi quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp, các đơn vị cần lưu ý:

• Thường xuyên rà soát, đối chiếu thông tin trên hóa đơn ngay khi tiếp nhận từ nhà cung cấp để kịp thời phát hiện và xử lý sai sót về ngày lập trước khi thực hiện kê khai thuế.
• Mọi biên bản điều chỉnh, biên bản thu hồi hóa đơn phải được ký kết hợp pháp bởi đại diện có thẩm quyền của cả hai bên và được lưu trữ cẩn thận cùng với hóa đơn gốc để phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra thuế sau này.