TÓM TẮT CÔNG VĂN SỐ 4100/TCT-ĐTNN VỀ XUẤT KHẨU HÀNG HÓA VÀ PHÂN BỔ CHI PHÍ Ở NGOÀI VIỆT NAM

Công văn số 4100/TCT-ĐTNN do Tổng cục Thuế ban hành nhằm hướng dẫn các doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài (ĐTNN), thực hiện đúng các quy định về thuế giá trị gia tăng (GTGT) đối với hoạt động xuất khẩu hàng hóa và việc xác định, phân bổ các khoản chi phí phát sinh ngoài lãnh thổ Việt Nam vào chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN).

1. Điều kiện áp dụng thuế suất thuế GTGT 0% đối với hàng hóa xuất khẩu

Để được áp dụng thuế suất thuế GTGT 0% đối với hàng hóa xuất khẩu, doanh nghiệp phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện nghiêm ngặt theo quy định của pháp luật về thuế, bao gồm:

• Hợp đồng xuất khẩu: Phải có hợp đồng bán, gia công hàng hóa xuất khẩu hoặc hợp đồng ủy thác xuất khẩu ký kết với tổ chức, cá nhân nước ngoài theo đúng quy định của pháp luật thương mại.
• Tờ khai hải quan: Có tờ khai hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu đã hoàn thành thủ tục hải quan theo hướng dẫn của cơ quan hải quan.
• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt: Phải có chứng từ thanh toán qua ngân hàng đối với hàng hóa xuất khẩu. Các trường hợp thanh toán bù trừ, thanh toán ủy quyền phải đảm bảo đầy đủ hồ sơ, chứng từ hợp lệ theo quy định.
• Hóa đơn thương mại: Doanh nghiệp phải lập hóa đơn thương mại hoặc hóa đơn GTGT theo đúng quy định hiện hành khi xuất khẩu hàng hóa ra nước ngoài.

2. Nguyên tắc phân bổ và khấu trừ chi phí phát sinh ngoài Việt Nam

Đối với các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài hoặc chi nhánh của công ty nước ngoài tại Việt Nam, việc phân bổ chi phí quản lý, chi phí chung từ công ty mẹ ở nước ngoài phải tuân thủ các nguyên tắc sau:

• Tính hợp lý và liên quan trực tiếp: Các khoản chi phí được phân bổ từ nước ngoài về Việt Nam phải liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp tại Việt Nam và phục vụ cho việc tạo ra doanh thu chịu thuế.
• Phương pháp phân bổ thống nhất: Doanh nghiệp phải áp dụng phương pháp phân bổ chi phí nhất quán qua các năm tài chính. Phương pháp phân bổ phải dựa trên các tiêu chí hợp lý như tỷ lệ doanh thu, tỷ lệ nhân công hoặc các tiêu chí phù hợp khác được quy định trong quy chế tài chính của tập đoàn.
• Hồ sơ, chứng từ chứng minh: Doanh nghiệp phải cung cấp đầy đủ hồ sơ pháp lý, chứng từ chứng minh tính hợp pháp của khoản chi phí phát sinh tại nước ngoài. Các tài liệu này bao gồm thông báo phân bổ chi phí của công ty mẹ, chứng từ thanh toán, báo cáo tài chính đã được kiểm toán của công ty mẹ thể hiện rõ khoản chi phí phân bổ.
• Hợp pháp hóa lãnh sự: Các chứng từ, tài liệu do phía nước ngoài cung cấp phải được dịch thuật ra tiếng Việt và thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự theo đúng quy định của pháp luật Việt Nam để làm căn cứ pháp lý khi quyết toán thuế.

3. Các trường hợp chi phí phân bổ không được chấp nhận là chi phí được trừ

Tổng cục Thuế lưu ý các cơ quan thuế địa phương và doanh nghiệp về các khoản chi phí phân bổ từ nước ngoài không được tính vào chi phí hợp lý khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN:

• Các khoản chi phí không có đầy đủ hóa đơn, chứng từ chứng minh theo quy định của pháp luật Việt Nam và nước sở tại.
• Chi phí phân bổ vượt quá mức quy định hoặc không theo phương pháp phân bổ đã đăng ký hoặc thống nhất với cơ quan thuế.
• Các khoản chi phí mang tính chất phục vụ lợi ích riêng của công ty mẹ ở nước ngoài mà không mang lại lợi ích kinh tế trực tiếp cho công ty con hoặc chi nhánh tại Việt Nam.

4. Khuyến nghị đối với các doanh nghiệp trong quá trình thực hiện

Để tránh các rủi ro pháp lý và bị truy thu thuế trong quá trình thanh tra, kiểm tra thuế, các doanh nghiệp cần chủ động thực hiện các biện pháp sau:

• Thường xuyên rà soát hệ thống chứng từ thanh toán xuất khẩu, đảm bảo dòng tiền được thực hiện đúng qua hệ thống ngân hàng và khớp với thông tin trên hợp đồng, tờ khai hải quan.
• Xây dựng quy chế phân bổ chi phí rõ ràng, minh bạch giữa công ty mẹ và công ty con tại Việt Nam, đảm bảo có sự phê duyệt của các cấp có thẩm quyền.
• Lưu trữ khoa học và đầy đủ các hồ sơ chứng minh tính hợp lý của chi phí phân bổ từ nước ngoài để sẵn sàng giải trình khi có yêu cầu từ cơ quan thuế quản lý trực tiếp.