Công văn số 5314/TCT-CS do Tổng cục Thuế ban hành hướng dẫn về việc in sẵn mẫu dấu trên hoá đơn tự in thay cho việc đóng dấu trực tiếp trên hoá đơn của các doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh.

Phạm vi và đối tượng áp dụng

Văn bản này áp dụng đối với các doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh sử dụng hóa đơn tự in và có nhu cầu in sẵn mẫu dấu của đơn vị lên hóa đơn nhằm tối ưu hóa quy trình xuất hóa đơn, tiết kiệm thời gian và chi phí vận hành.

- Quy định về việc in sẵn mẫu dấu trên hóa đơn tự in

• Doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh đáp ứng đủ điều kiện theo quy định pháp luật về hóa đơn được phép tích hợp mẫu dấu của đơn vị trực tiếp vào thiết kế của hóa đơn tự in.
• Việc in sẵn mẫu dấu phải đảm bảo tính rõ nét, dễ nhận diện và không gây nhầm lẫn với các chi tiết khác trên hóa đơn.
• Mẫu dấu in sẵn có giá trị pháp lý tương đương với việc đóng dấu trực tiếp bằng mực đỏ lên hóa đơn, giúp đơn giản hóa thủ tục hành chính cho doanh nghiệp có số lượng hóa đơn phát sinh lớn hàng ngày.

- Điều kiện và trách nhiệm của doanh nghiệp

• Doanh nghiệp phải tự chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, an toàn và bảo mật của hệ thống tự in hóa đơn có tích hợp mẫu dấu.
• Phải có biện pháp quản lý chặt chẽ quy trình tạo, in và sử dụng hóa đơn để tránh tình trạng lạm dụng hoặc làm giả hóa đơn, giả mạo mẫu dấu.
• Nội dung hóa đơn tự in có sẵn mẫu dấu vẫn phải tuân thủ đầy đủ các chỉ tiêu bắt buộc khác theo quy định của pháp luật về hóa đơn, chứng từ hiện hành.

- Trách nhiệm của cơ quan thuế các cấp

• Cục Thuế các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương có trách nhiệm hướng dẫn, kiểm tra và giám sát các doanh nghiệp trên địa bàn trong việc thực hiện in sẵn mẫu dấu trên hóa đơn tự in.
• Kịp thời phát hiện và xử lý nghiêm các hành vi vi phạm liên quan đến việc tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn tự in không đúng quy định.

Hiệu lực thi hành

Công văn này mang tính chất hướng dẫn nghiệp vụ của Tổng cục Thuế gửi đến các Cục Thuế địa phương để thống nhất thực hiện, tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nhưng vẫn đảm bảo công tác quản lý thuế chặt chẽ.