ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH

Theo đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ,

QUYẾT ĐỊNH:

QUY CHẾ

VỀ VIỆC QUẢN LÝ, SỬ DỤNG HỒ SƠ, BẢN ĐỒ VÀ MỐC ĐỊA GIỚI HÀNH CHÍNH CÁC CẤP CỦA TỈNH GIA LAI
(Ban hành kèm theo Quyết định số: 26/2013/QĐ-UBND ngày 06/9/2013 của UBND tỉnh Gia Lai)

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Đối tượng và phạm vi điều chỉnh

Quy chế này quy định trách nhiệm và quyền hạn của Ủy ban nhân dân các cấp, các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan đến việc quản lý, khai thác, sử dụng hồ sơ, bản đồ và mốc địa giới hành chính các cấp của tỉnh theo Hệ quy chiếu UTM, Hệ tọa độ Quốc gia Việt Nam VN-2000 (thay thế hồ sơ, bản đồ và mốc địa giới hành chính các cấp của tỉnh đã được lập theo Chỉ thị số 364/CT ngày 06/11/1991 của Chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng (nay là Chính phủ) theo Hệ quy chiếu Gauss, Hệ tọa độ HN-72).

Điều 2. Giải thích từ ngữ

Trong Quy chế này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. Đường địa giới hành chính là đường ranh giới phân chia lãnh thổ giữa các đơn vị hành chính với nhau.

2. Phân định địa giới hành chính là việc xác định đường địa giới hành chính, cắm mốc địa giới hành chính trên thực địa và thể hiện lên bản đồ có xác nhận của các đơn vị hành chính có liên quan.

3. Điều chỉnh địa giới hành chính là việc chia tách, sáp nhập, thành lập mới đơn vị hành chính làm thay đổi đường địa giới hành chính và diện tích tự nhiên của một hoặc một số đơn vị hành chính theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

4. Bản đồ địa giới hành chính là bản đồ chuyên đề, được lập trong quá trình lập hồ sơ địa giới hành chính cho từng đơn vị hành chính (ở tỷ lệ quy định) trên cơ sở nền bản đồ địa hình quốc gia dạng số, có thể hiện các đường địa giới hành chính, các mốc địa giới hành chính và các yếu tố địa lý, địa danh khác có liên quan đến địa giới hành chính, được cơ quan nhà nước có thẩm quyền xác nhận.

5. Hồ sơ địa giới hành chính là bộ tài lịêu được lập cho từng đơn vị hành chính bao gồm các văn bản, số liệu và bản đồ địa giới hành chính.

6. Mốc địa giới hành chính là điểm đánh dấu giới hạn địa giới hành chính giữa các đơn vị hành chính với nhau. Mốc địa giới hành chính có các loại: 2 mặt, 3 mặt, 4 mặt và 5 mặt, được cắm ở những nơi dễ thấy ngoài thực địa. Các mốc địa giới đều vẽ sơ đồ vị trí mốc và biểu thị đầy đủ trên bản đồ địa giới hành chính.

7. Điểm đặc trưng là điểm được lựa chọn để phục vụ việc mô tả địa giới hành chính trong hồ sơ địa giới hành chính các cấp.

8. Hệ quy chiếu là hệ thống tọa độ toán học trong không gian và trên mặt phẳng để biểu thị lên đó các kết quả đo đạc và bản đồ; hệ quy chiếu quốc gia là hệ quy chiếu được lựa chọn để sử dụng thống nhất trong cả nước.

Điều 3. Hồ sơ địa giới hành chính của từng đơn vị hành chính

1. Hồ sơ địa giới hành chính xã, phường, thị trấn (gọi chung là cấp xã) gồm:

a) Các văn bản pháp lý về thành lập xã và điều chỉnh địa giới hành chính xã;

b) Bản đồ địa giới hành chính cấp xã;

c) Các văn bản xác nhận sơ đồ vị trí, các mốc địa giới hành chính cấp xã, huyện, tỉnh (có trên đường địa giới hành chính cấp xã);

d) Bản xác nhận tọa độ các mốc địa giới hành chính cấp xã;

đ) Bảng tọa độ các điểm đặc trưng trên đường địa giới hành chính cấp xã;

e) Bản mô tả tình hình chung về địa giới hành chính cấp xã;

f) Các biên bản xác nhận mô tả đường địa giới hành chính cấp xã;

g) Các phiếu thống kê (dân cư, sơn văn, thủy hệ…);

h) Biên bản bàn giao mốc địa giới hành chính các cấp.

2. Hồ sơ địa giới hành chính huyện, thị xã, thành phố (gọi chung là cấp huyện), gồm:

a) Các văn bản pháp lý về thành lập huyện và điều chỉnh địa giới hành chính huyện;

b) Bản đồ địa giới hành chính cấp huyện;

c) Các văn bản xác nhận sơ đồ vị trí các mốc địa giới hành chính cấp huyện và cấp tỉnh (có trên đường địa giới hành chính của huyện);

d) Bản xác nhận tọa độ các mốc địa giới hành chính cấp huyện;

đ) Bảng tọa độ các điểm đặc trưng trên đường địa giới hành chính cấp huyện;

e) Bản mô tả tình hình chung về địa giới hành chính cấp huyện;

f) Các biên bản xác nhận mô tả đường địa giới hành chính cấp huyện, tỉnh (có trên đường địa giới hành chính cấp huyện);

g) Bản thống kê các tài liệu về địa giới hành chính của các xã trong huyện.

3. Hồ sơ địa giới hành chính tỉnh gồm:

a) Các văn bản pháp lý về thành lập tỉnh và điều chỉnh địa giới hành chính tỉnh;

b) Bản đồ địa giới hành chính tỉnh;

c) Các văn bản xác nhận sơ đồ vị trí, các mốc địa giới hành chính tỉnh trên đường địa giới hành chính tỉnh;

d) Bảng xác nhận tọa độ các mốc địa giới hành chính và các điểm đặc trưng trên đường địa giới hành chính tỉnh;

đ) Bản mô tả tình hình chung về địa giới hành chính tỉnh;

e) Các bản xác nhận mô tả đường địa giới hành chính tỉnh, đường biên giới quốc gia (có trên đường địa giới hành chính tỉnh);

f) Bản thống kê các tài liệu về địa giới hành chính của các huyện trong tỉnh.

Chương II

QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG HỒ SƠ BẢN ĐỒ, MỐC ĐỊA GIỚI HÀNH CHÍNH

Điều 4. Cơ quan quản lý, lưu trữ hồ sơ, bản đồ, mốc địa giới hành chính

1. Chủ tịch Ủy ban nhân dân các cấp là người có thẩm quyền quản lý, sử dụng, khai thác và chịu trách nhiệm trước các cơ quan cấp trên có thẩm quyền về tình trạng hồ sơ, bản đồ và mốc địa giới hành chính được giao quản lý.

2. Các cơ quan được Chủ tịch Ủy ban nhân dân cùng cấp giao quản lý, lưu trữ hồ sơ, bản đồ và mốc địa giới hành chính gồm:

a) Sở Nội vụ quản lý, lưu trữ hồ sơ, bản đồ địa giới hành chính tỉnh, cấp huyện, cấp xã trong toàn tỉnh.

b) Phòng Nội vụ hoặc Văn phòng Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân cấp huyện quản lý, lưu trữ hồ sơ, bản đồ địa giới hành chính cấp huyện và cấp xã thuộc phạm vi cấp huyện.

c) Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn quản lý, lưu trữ hồ sơ, bản đồ cấp xã và mốc địa giới hành chính các cấp.

Điều 5. Việc giao, nhận quản lý hồ sơ, bản đồ và mốc địa giới hành chính

1. Việc giao, nhận quản lý hồ sơ, bản đồ và mốc địa giới hành chính phải được lập thành văn bản; xác định rõ tình trạng bộ hồ sơ, bản đồ và mốc địa giới hành chính khi giao nhận, quản lý.

2. Việc quản lý hồ sơ, bản đồ địa giới hành chính: Sở Nội vụ, Phòng Nội vụ hoặc Văn phòng Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân cấp huyện phải giao cụ thể cho công chức có năng lực, có trách nhiệm quản lý và lưu trữ hồ sơ, bản đồ địa giới hành chính. Đối với Ủy ban nhân dân cấp xã thì Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã giao cho công chức địa chính - xây dựng - nông nghịêp và môi trường (đối với xã) hoặc công chức địa chính - xây dựng - đô thị và môi trường (đối với phường, thị trấn) quản lý, lưu trữ hồ sơ địa giới hành chính cấp xã.

3. Việc quản lý mốc địa giới hành chính: Căn cứ vào biên bản bàn giao mốc địa giới hành chính của Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm phối hợp chặt chẽ với các đơn vị cấp xã có liên quan để thống nhất giao cho các Trưởng thôn, Tổ trưởng tổ dân phố nơi có mốc địa giới hành chính trực tiếp quản lý và tuyên truyền, giáo dục cho nhân dân nâng cao ý thức giữ gìn, bảo vệ mốc địa giới hành chính.

Trong trường hợp mốc địa giới hành chính được Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh giao cho một số đơn vị cấp xã có liên quan quản lý thì các đơn vị cấp xã phải phối hợp chặt chẽ với nhau để có biện pháp đảm bảo an toàn và ổn định lâu dài cho các mốc đó. Các đơn vị cấp xã có liên quan phải bàn bạc thống nhất lập biên bản giao cho người có điều kiện thuận lợi nhất bảo quản, giữ gìn mốc. Người được giao quản lý mốc phải thực hiện đầy đủ chế độ báo cáo với Ủy ban nhân dân cấp xã theo quy định tại Điều 9 của Quy chế này.

Điều 6. Thay đổi người quản lý, lưu trữ hồ sơ, bản đồ và mốc địa giới hành chính

1. Chủ tịch Ủy ban nhân dân các cấp, Thủ trưởng cơ quan và cán bộ, công chức, cá nhân được phân công quản lý, lưu trữ hồ sơ, bản đồ và mốc địa giới hành chính khi kết thúc nhiệm kỳ hoặc thay đổi vị trí công tác hoặc không đảm nhận nhiệm vụ này nữa thì phải tiến hành lập biên bản bàn giao tình trạng hồ sơ, bản đồ và mốc địa giới hành chính cho người mới tiếp tục đảm nhiệm quản lý theo quy định của pháp luật.

2. Việc bàn giao phải có sự chứng kiến của Sở Nội vụ, Sở Tài nguyên và Môi trường và đại diện Ủy ban nhân dân tỉnh (đối với hồ sơ, bản đồ và mốc địa giới hành chính cấp huyện); Phòng Nội vụ, Phòng Tài nguyên và Môi trường và đại diện Ủy ban nhân dân cấp huyện (đối với hồ sơ, bản đồ và mốc địa giới hành chính cấp xã).

3. Khi các bên bàn giao hồ sơ, bản đồ và mốc địa giới hành chính các cấp phải lập thành văn bản theo quy định của nhà nước.

Điều 7. Quản lý, khai thác, sử dụng hồ sơ, bản đồ và mốc địa giới hành chính

1. Hồ sơ, bản đồ địa giới hành chính các cấp được quản lý và lưu trữ trong thùng hoặc tủ có khoá đảm bảo an toàn lâu dài, chống được ẩm thấp, các loại côn trùng thâm nhập phá hoại và phòng cháy tốt.

2. Trường hợp hồ sơ, bản đồ địa giới hành chính bị hư hỏng hoặc mất mát không phải do thiên tai, hỏa hoạn gây ra thì Chủ tịch Ủy ban nhân dân các cấp báo cáo ngay lên cơ quan cấp trên trực tiếp đề nghị sao lại hồ sơ, bản đồ và tiến hành điều tra nguyên nhân để xử lý theo quy định của pháp luật hiện hành.

Trường hợp mốc địa giới hành chính bị xê dịch, phá hủy, hư hỏng, mất mát… thì Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm quản lý phải kịp thời báo cáo bằng văn bản lên Ủy ban nhân dân cấp trên trực tiếp để tổng hợp báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh (qua Sở Nội vụ); đồng thời tổ chức khôi phục lại mốc địa giới hành chính và điều tra nguyên nhân để xử lý.

Tổ chức, cá nhân khi thi công các công trình giao thông, xây dựng… có ảnh hưởng đến mốc địa giới hành chính phải báo cáo trực tiếp người có trách nhiệm quản lý mốc địa giới hành chính để báo cáo cấp có thẩm quyền xem xét. Trong trường hợp mốc địa giới hành chính phải chuyển dịch vị trí thì phải có sự thỏa thuận bằng văn bản của các đơn vị cấp xã có liên quan và được sự chấp thuận của Ủy ban nhân dân cấp huyện, đồng thời phải được sự đồng ý của Ủy ban nhân dân tỉnh (qua Sở Nội vụ) để theo dõi, chỉ đạo. Nguồn kinh phí để di dời, sửa chữa, làm mới, xác định vị trí mốc địa giới hành chính do tổ chức, cá nhân thi công công trình chịu trách nhiệm.

3. Hồ sơ, bản đồ và mốc địa giới hành chính các cấp là cơ sở pháp lý làm tài liệu để chính quyền các cấp sử dụng thống nhất trong công tác quản lý nhà nước về địa giới hành chính ở địa phương; làm căn cứ pháp lý để giải quyết các vấn đề có liên quan đến địa giới hành chính các cấp; làm cơ sở để nghiên cứu, xây dựng các đề án về phát triển kinh tế - xã hội, an ninh, quốc phòng và điều chỉnh địa giới hành chính các cấp khi cần thiết.

4. Khi có tranh chấp địa giới hành chính hoặc tranh chấp đất đai liên quan đến địa giới hành chính trong phạm vi quản lý, Ủy ban nhân dân các cấp căn cứ vào hồ sơ, bản đồ và mốc địa giới hành chính để giải quyết và báo cáo lên cơ quan cấp trên trực tiếp về kết quả giải quyết; trường hợp không giải quyết được thì báo cáo tình hình và xin ý kiến để giải quyết.

Việc giải quyết các tranh chấp thực hiện theo nguyên tắc:

a) Tranh chấp về đất đai liên quan đến đường địa giới hành chính cấp nào thì trên cơ sở các quy định và trình tự hiện hành của nhà nước, Ủy ban nhân dân, các đơn vị hành chính cấp đó trao đổi với nhau để thống nhất giải quyết, có sự chứng kiến của Ủy ban nhân dân cấp trên trực tiếp; trong trường hợp đã giải quyết hoặc chưa giải quyết được cũng phải báo cáo về Ủy ban nhân dân tỉnh (qua Sở Nội vụ) và nêu rõ lý do.

b) Tình trạng xâm canh thực hiện giải quyết theo quy định hiện hành của pháp luật về đất đai.

c) Tình trạng xâm cư thực hiện giải quyết theo quy định của Luật Cư trú hiện hành.

5. Nghiêm cấm mọi hành vi sửa đổi các nội dung của hồ sơ, bản đồ địa giới hành chính dưới bất kỳ hình thức nào; không được mang hồ sơ, bản đồ địa giới hành chính ra khỏi trụ sở cơ quan quản lý khi chưa được cấp có thẩm quyền cho phép. Đối với những đơn vị cấp xã vùng sâu, vùng xa, biên giới để đảm bảo an toàn hồ sơ, bản đồ địa giới hành chính, nếu có yêu cầu lưu trữ tại nơi ở của người được giao quản lý hồ sơ, bản đồ theo quy định tại Điều 5 của Quy chế này phải có văn bản đồng ý của Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp trên trực tiếp.

Việc sao chép và mượn hồ sơ, bản đồ địa giới hành chính phải được sự đồng ý bằng văn bản của Chủ tịch Ủy ban nhân dân cùng cấp.

6. Việc in ấn, biên tập bản đồ hành chính cấp tỉnh, cấp huyện, cấp xã để treo tường hoặc sử dụng trong các cơ quan, đơn vị phải sử dụng bản đồ Hệ quy chiếu UTM, Hệ toạ độ Quốc gia Việt Nam VN-2000.

Các loại bản đồ khác như: Bản đồ kinh tế - xã hội, an ninh - quốc phòng của địa phương, bản đồ quy hoạch, bản đồ địa chính, bản đồ lâm nghiệp… nếu biểu thị đường địa giới hành chính thì phải đúng với đường địa giới hành chính đã được xác lập theo Hệ quy chiếu UTM, Hệ toạ độ Quốc gia Việt Nam VN-2000.

7. Khi có quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền về việc điều chỉnh địa giới hành chính và khi có sự biến động về địa hình ảnh hưởng đến đường địa giới hành chính, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các cấp chỉ đạo bổ sung, chỉnh sửa hồ sơ, bản đồ địa giới hành chính. Việc chỉnh sửa, bổ sung hồ sơ, bản đồ địa giới hành chính thực hiện trên bản sao không trực tiếp chỉnh sửa vào bản chính.

Sở Nội vụ chủ trì, phối hợp với Sở Tài nguyên và Môi trường, Ủy ban nhân dân cấp huyện lập kế hoạch và phương án đo bổ sung, chỉnh lý hồ sơ, bản đồ địa giới hành chính các cấp, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt, đồng thời Ủy ban nhân dân cấp huyện bàn giao bộ hồ sơ, bản đồ địa giới hành chính cũ về Ủy ban nhân dân tỉnh (qua Sở Nội vụ) quản lý và lưu trữ.

Mỗi đơn vị cấp xã phải có ít nhất một bản đồ thường trực để theo dõi tình hình biến động của địa bàn dân cư, mạng lưới giao thông, thủy lợi… trên địa bàn và biên vẽ lên bản đồ vị trí các địa danh, dân cư, hệ thống giao thông, thủy lợi mới nếu có.

Điều 8. Việc duy tu, bảo dưỡng và chế độ báo cáo công tác quản lý hồ sơ, bản đồ và mốc địa giới hành chính

1. Hàng năm, Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã được trích một khoản kinh phí dùng cho việc duy tu, bảo dưỡng mốc địa giới hành chính. Kinh phí duy tu, bảo dưỡng mốc địa giới hành chính thuộc ngân sách nhà nước được cân đối vào ngân sách của địa phương quản lý.

2. Chủ tịch Ủy ban nhân dân các cấp, Thủ trưởng cơ quan và cán bộ, công chức, cá nhân được phân công quản lý, lưu trữ hồ sơ, bản đồ và mốc địa giới hành chính phải thực hiện trách nhiệm kiểm tra và báo cáo về tình trạng hồ sơ, bản đồ và mốc địa giới hành chính theo định kỳ (trừ trường hợp phải báo cáo đột xuất theo yêu cầu của cấp có thẩm quyền) như sau:

a) Hàng tháng, người được giao trực tiếp quản lý, lưu trữ hồ sơ, bản đồ địa giới hành chính có trách nhiệm theo dõi tình trạng của hồ sơ và bản đồ, báo cáo Thủ trưởng cơ quan và Chủ tịch UBND cùng cấp giải quyết kịp thời khi có hiện tượng làm ảnh hưởng đến chất lượng của tài liệu.

b) Hàng quý, Trưởng thôn, Tổ trưởng tổ dân phố được giao quản lý mốc địa giới hành chính phải báo cáo tình trạng về mốc địa giới hành chính lên Ủy ban nhân dân cấp xã. Khi phát hiện mốc địa giới bị xê dịch, phá hủy, hư hỏng, mất mát… Ủy ban nhân dân cấp xã phải kịp thời báo cáo lên Ủy ban nhân dân cấp trên trực tiếp biết, đồng thời tổ chức khôi phục lại mốc địa giới hành chính.

c) Sáu tháng một lần, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã báo cáo Ủy ban nhân dân cấp huyện, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh (qua Sở Nội vụ) về tình trạng hồ sơ, bản đồ và mốc địa giới hành chính được giao quản lý.

d) Tháng 12 hàng năm, Giám đốc Sở Nội vụ có trách nhiệm tổng hợp tình hình quản lý, sử dụng và những thay đổi về địa giới hành chính để báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh và Bộ Nội vụ theo quy định.

Chương III

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 9. Xử lý vi phạm và khen thưởng

1. Trong quá trình quản lý, khai thác và sử dụng hồ sơ, bản đồ và mốc địa giới hành chính các cấp trên địa bàn, nếu tổ chức, cá nhân có hành vi vi phạm, gây thiệt hại thì tùy theo tính chất, mức độ để xử lý kỷ luật, xử phạt hành chính, bồi thường hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự. Kết quả xác minh, xử lý trách nhiệm những hành vi vi phạm phải báo cáo về Ủy ban nhân dân tỉnh (qua Sở Nội vụ).

2. Tổ chức, cá nhân có thành tích tốt trong việc quản lý, lưu trữ, khai thác, bảo vệ hồ sơ, bản đồ, mốc địa giới hành chính các cấp được cấp có thẩm quyền xem xét khen thưởng theo quy định của pháp luật hiện hành.

Điều 10. Trách nhiệm thi hành

1. Các cơ quan, đơn vị có liên quan theo chức năng nhiệm vụ của ngành có trách nhiệm phối hợp, hướng dẫn các địa phương, tổ chức, cá nhân thực hiện công tác quản lý hồ sơ, bản đồ và mốc địa giới hành chính theo đúng quy định pháp luật.

2. Hàng năm, Sở Nội vụ có trách nhiệm theo dõi, xây dựng kế hoạch kiểm tra định kỳ, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh, Bộ Nội vụ về công tác quản lý, sử dụng hồ sơ, bản đồ và mốc địa giới hành chính các cấp trên địa bàn của tỉnh.

Trong quá trình tổ chức thực hiện Quy chế này, nếu có khó khăn, vướng mắc, Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã và các đơn vị, tổ chức, cá nhân có liên quan báo cáo, phản ánh về Ủy ban nhân dân tỉnh (qua Sở Nội vụ) để xem xét và giải quyết./.