Quyết định số 34/2003/QĐ-BNV do Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành là văn bản pháp lý quan trọng phê duyệt bản Điều lệ (Sửa đổi) của Hội Hữu nghị Việt Nam - Indonesia. Bản Điều lệ này quy định chi tiết về tôn chỉ, mục đích, nguyên tắc tổ chức, quyền hạn, nghĩa vụ của hội viên cũng như cơ chế quản lý tài chính, khen thưởng và kỷ luật của Hội nhằm thúc đẩy mối quan hệ hữu nghị, hợp tác giữa nhân dân hai nước Việt Nam và Indonesia.

- Thông tin chung về Quyết định phê duyệt

• Phê duyệt Điều lệ: Quyết định chính thức phê duyệt bản Điều lệ (sửa đổi) của Hội Hữu nghị Việt Nam – Indonesia đã được Đại hội toàn quốc lần thứ II thông qua ngày 12 tháng 3 năm 2003.
• Hiệu lực thi hành: Quyết định có hiệu lực thi hành sau 15 ngày kể từ ngày đăng Công báo.
• Trách nhiệm thi hành: Chủ tịch Hội Hữu nghị Việt Nam - Indonesia và Vụ trưởng Vụ Tổ chức phi Chính phủ chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.

- Quy định về Hội viên (Điều kiện, Quyền và Nghĩa vụ)

• Điều kiện gia nhập Hội: Các tổ chức và công dân Việt Nam tán thành Điều lệ Hội, tự nguyện xin gia nhập và được Ban Thường vụ của Ban Chấp hành Hội đồng ý sẽ được kết nạp. Tổ chức tham gia sẽ trở thành tổ chức thành viên, cá nhân tham gia sẽ trở thành hội viên.
• Nhiệm vụ của tổ chức thành viên và hội viên:
  • Chấp hành nghiêm chỉnh Điều lệ, các nghị quyết và chủ trương hoạt động của Hội.
  • Tham gia đầy đủ, tích cực vào các hoạt động và sinh hoạt định kỳ của Hội.
  • Đóng góp đầy đủ tài chính cho Hội theo quy định.
• Quyền lợi của tổ chức thành viên và hội viên:
  • Được tham gia thảo luận, đóng góp ý kiến xây dựng và biểu quyết thông qua các quyết định, chủ trương, chương trình hoạt động của Hội.
  • Được Hội hỗ trợ, tạo điều kiện thuận lợi để hoạt động nhằm tăng cường quan hệ hữu nghị, hợp tác giữa nhân dân Việt Nam và Indonesia trên các lĩnh vực văn hóa, xã hội, kinh tế, khoa học kỹ thuật.
  • Có quyền bầu cử, ứng cử vào các cơ quan lãnh đạo các cấp của Hội.
  • Hội viên có quyền tự nguyện xin ra khỏi Hội.
• Quy trình xóa tên và khai trừ hội viên:
  • Hội viên tự nguyện xin ra khỏi Hội phải gửi thư thông báo cho cấp có thẩm quyền của Hội để thực hiện xóa tên trong danh sách.
  • Hội viên có hành vi hoạt động trái với Điều lệ và nghị quyết của Hội sẽ bị xem xét xóa tên khỏi danh sách hội viên.

- Cơ cấu Tổ chức và Nguyên tắc Hoạt động của Hội

• Nguyên tắc hoạt động: Hội tổ chức và hoạt động theo nguyên tắc dân chủ và hiệp thương thống nhất. Các chức danh lãnh đạo Hội được bầu thông qua bầu cử dân chủ và biểu quyết đa số (yêu cầu đạt từ 2/3 số phiếu trở lên). Trong trường hợp đặc biệt không bầu được, Ban Chấp hành lâm thời sẽ được chỉ định nhưng thời gian hoạt động không quá một nhiệm kỳ.
• Hệ thống tổ chức của Hội:
  • Gồm Hội Trung ương, các Hội địa phương (tham gia với tư cách thành viên của Hội Trung ương), các Câu lạc bộ và các Chi hội trực thuộc Trung ương Hội.
  • Việc thành lập Hội ở địa phương do Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương xem xét và quyết định dựa trên nhu cầu thực tế.
  • Hội Trung ương có trách nhiệm hướng dẫn các tổ chức thành viên trực thuộc xây dựng Điều lệ, tổ chức và hoạt động, bảo đảm tính thống nhất với đường lối đối ngoại của Đảng và Nhà nước.
• Cơ quan lãnh đạo cao nhất: Là Đại hội đại biểu toàn quốc hoặc Đại hội toàn thể, được tổ chức 5 năm một lần. Đại hội có nhiệm vụ thảo luận báo cáo của Ban Chấp hành Trung ương, thông qua nghị quyết, sửa đổi Điều lệ và bầu Ban Chấp hành Trung ương Hội.
• Ban Chấp hành Trung ương Hội:
  • Là cơ quan lãnh đạo mọi hoạt động của Hội giữa hai kỳ Đại hội, họp định kỳ một năm một lần.
  • Cơ cấu gồm: Chủ tịch, các Phó Chủ tịch, Tổng Thư ký, các ủy viên Thường vụ và các ủy viên Ban Chấp hành.
  • Nhiệm vụ: Quyết định chủ trương, biện pháp thực hiện nghị quyết của Đại hội; chỉ đạo hoạt động của các tổ chức thành viên; tham gia các hoạt động của Liên hiệp các tổ chức hữu nghị Việt Nam.
  • Nhiệm kỳ của Ban Chấp hành Trung ương Hội là 5 năm. Nhiệm kỳ của Ban Chấp hành các Hội thành viên do chính Hội thành viên đó tự quyết định.
• Chức trách của Chủ tịch và các Phó Chủ tịch:
  • Chủ tịch Hội: Chịu trách nhiệm lãnh đạo, quản lý toàn diện hoạt động của Hội; cùng Ban Thường vụ điều hành các kỳ họp Ban Chấp hành; đại diện Hội phối hợp với các cơ quan quản lý ngành trong quan hệ đối nội, đối ngoại.
  • Các Phó Chủ tịch: Giúp Chủ tịch chỉ đạo từng khối công việc cụ thể và thay mặt Chủ tịch điều hành công việc khi Chủ tịch vắng mặt.
• Ban Thường vụ Hội:
  • Do Ban Chấp hành Trung ương cử ra, gồm Chủ tịch, các Phó Chủ tịch, Ban Thư ký và các ủy viên Thường vụ. Số lượng thành viên Ban Thường vụ không được vượt quá 1/3 tổng số ủy viên Ban Chấp hành.
  • Họp định kỳ 6 tháng một lần.
  • Nhiệm vụ: Chỉ đạo Ban Thư ký chuẩn bị nội dung họp; tổ chức thực hiện các nghị quyết của Đại hội và Ban Chấp hành; hướng dẫn các tổ chức thành viên; giải quyết khiếu nại, tố cáo và bảo vệ quyền lợi hợp pháp của hội viên.
• Ban Thư ký Hội: Do Ban Thường vụ cử ra, gồm Tổng thư ký và các thư ký. Có nhiệm vụ giúp Ban Thường vụ chuẩn bị nội dung và triệu tập các kỳ họp; theo dõi, đôn đốc các tổ chức thành viên thực hiện nghị quyết; quản lý tài sản, tài liệu và tài chính của Hội.
• Chế độ phối hợp công tác trong nội bộ:
  • Trung ương Hội chịu trách nhiệm phối hợp, hướng dẫn và hỗ trợ hoạt động cho các Hội thành viên địa phương.
  • Các Hội thành viên địa phương được chủ động hoạt động theo Điều lệ nhưng không được trái với Nghị quyết của Trung ương Hội; có trách nhiệm báo cáo công tác hàng quý về Trung ương Hội, đồng thời chịu sự chỉ đạo của Liên hiệp các tổ chức hữu nghị tại địa phương mình.

- Chế độ Tài chính của Hội

• Nguồn hình thành tài chính:
  • Đóng góp tự nguyện của các hội viên.
  • Sự hỗ trợ kinh phí từ Liên hiệp các tổ chức hữu nghị Việt Nam.
  • Sự ủng hộ tài chính hợp pháp của các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước.
  • Các nguồn thu hợp pháp khác từ hoạt động gây quỹ của Hội theo quy định của pháp luật.
• Quản lý tài chính: Ban Thường vụ các cấp của Hội chịu trách nhiệm quản lý, sử dụng quỹ hoạt động của cấp mình theo đúng chế độ quản lý tài chính hiện hành của Nhà nước.

- Quy định về Khen thưởng và Kỷ luật

• Khen thưởng: Hội viên, cán bộ Hội và các tổ chức Hội có thành tích xuất sắc trong công tác hữu nghị, hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao sẽ được xem xét khen thưởng hàng năm và vào mỗi kỳ đại hội.
• Kỷ luật: Hội viên, cán bộ Hội và tổ chức cơ sở vi phạm Điều lệ Hội, làm tổn hại đến uy tín, danh dự của Hội thì tùy theo mức độ sai phạm sẽ bị áp dụng các hình thức kỷ luật: khiển trách, cảnh cáo, cách chức hoặc khai trừ ra khỏi Hội. Thẩm quyền quyết định kỷ luật do Ban Chấp hành Hội cấp địa phương hoặc Trung ương Hội quyết định tùy theo phân cấp.

- Điều khoản thi hành

• Bản Điều lệ này đã được Đại hội đại biểu toàn quốc của Hội thông qua ngày 12/03/2003 tại Hà Nội.
• Quyền sửa đổi, bổ sung Điều lệ duy nhất thuộc về Đại hội toàn quốc của Hội Hữu nghị Việt Nam - Indonesia.
• Điều lệ chính thức phát sinh hiệu lực thi hành kể từ ngày được cơ quan Nhà nước có thẩm quyền (Bộ Nội vụ) phê duyệt.