Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9253:2012 quy định các yêu cầu kỹ thuật, phương pháp thử và hướng dẫn lắp đặt đối với giá bảo quản tài liệu lưu trữ bằng sắt (thép) sơn tĩnh điện. Đây là văn bản kỹ thuật quan trọng giúp các cơ quan, tổ chức và các lưu trữ lịch sử chuẩn hóa hệ thống trang thiết bị kho, bảo đảm an toàn tuyệt đối cho tài liệu giấy truyền thống.
- Phạm vi áp dụng (Điều 1)
- Tiêu chuẩn này áp dụng đối với các loại giá sắt (thép) chuyên dụng dùng để xếp, bảo quản tài liệu lưu trữ dạng giấy (bao gồm hồ sơ, tài liệu hành chính, bản vẽ thiết kế, bản đồ) trong các kho lưu trữ chuyên dụng, kho lưu trữ cơ quan và các thư viện.
- Văn bản khuyến khích các cơ quan, tổ chức khi đầu tư xây dựng mới hoặc cải tạo, nâng cấp kho lưu trữ áp dụng các thông số kỹ thuật này để đảm bảo tính đồng bộ, tối ưu hóa diện tích sử dụng và kéo dài tuổi thọ của tài liệu.
- Tài liệu viện dẫn (Điều 2)
- Tiêu chuẩn này áp dụng các tài liệu viện dẫn liên quan đến phương pháp thử nghiệm cơ lý của kim loại, tiêu chuẩn về chất lượng thép tấm cán nguội và các tiêu chuẩn quốc gia về chất lượng lớp phủ bề mặt (sơn tĩnh điện).
- Các tài liệu viện dẫn này là cơ sở pháp lý và kỹ thuật để đánh giá chất lượng nguyên vật liệu đầu vào cũng như chất lượng thành phẩm sau khi gia công, chế tạo giá lưu trữ.
- Thuật ngữ và định nghĩa (Điều 3)
- Giá bảo quản tài liệu lưu trữ: Là thiết bị chuyên dụng có cấu trúc khung đỡ và các đợt ngang dùng để xếp đặt, bảo quản các hộp, cặp, cặp ba dây chứa tài liệu lưu trữ theo trật tự khoa học.
- Khung giá: Bộ phận chịu lực chính của giá, bao gồm các cột dọc (chân giá) và các thanh giằng ngang, giằng chéo liên kết chặt chẽ với nhau nhằm tạo độ vững chắc, chống rung lắc cho toàn bộ hệ thống giá.
- Đợt giá (mâm giá): Tấm phẳng bằng kim loại được đặt nằm ngang, liên kết chắc chắn với khung giá để đỡ trực tiếp tài liệu lưu trữ. Đợt giá có khả năng thay đổi khoảng cách linh hoạt tùy theo kích thước của tài liệu.
- Khoang giá: Khoảng không gian giới hạn bởi hai khung dọc kế tiếp nhau và các đợt giá, là nơi trực tiếp xếp các hộp, cặp tài liệu.
- Tải trọng tĩnh: Khả năng chịu lực tối đa của mỗi đợt giá hoặc toàn bộ khung giá khi xếp đầy tài liệu trong trạng thái đứng yên mà không gây ra hiện tượng biến dạng, cong vênh hay đổ sập.
- Yêu cầu kỹ thuật chung (Điều 4)
- Yêu cầu về vật liệu chế tạo: Toàn bộ các bộ phận của giá phải được chế tạo từ thép tấm cán nguội chất lượng cao, có độ dày tiêu chuẩn đảm bảo khả năng chịu tải lớn. Bề mặt thép phải được xử lý hóa chất chống gỉ (phốt phát hóa) trước khi tiến hành sơn tĩnh điện bảo vệ.
- Yêu cầu về lớp phủ bề mặt: Lớp sơn tĩnh điện phải bám dính tốt, đều màu, nhẵn mịn, không bị bong tróc, bọt khí hay trầy xước. Sơn phải có khả năng chống oxy hóa, chống ẩm mốc và không giải phóng các chất hóa học độc hại gây ảnh hưởng đến chất lượng giấy và mực của tài liệu lưu trữ.
- Yêu cầu về kết cấu và lắp ráp: Giá phải có kết cấu lắp ghép linh hoạt (sử dụng bulông hoặc khớp gài thông minh), cho phép dễ dàng tháo dỡ, di chuyển, lắp đặt lại và điều chỉnh khoảng cách giữa các đợt giá một cách thuận tiện nhất.
- Yêu cầu về an toàn sử dụng: Tất cả các góc cạnh, mép của khung giá và đợt giá phải được bo tròn hoặc gấp mép an toàn, tuyệt đối không có cạnh sắc nhọn để tránh gây rách tài liệu hoặc gây thương tích cho cán bộ lưu trữ trong quá trình khai thác, sử dụng.
Shelf for preservation of archival records
Lời nói đầu
TCVN 9253:2012 được chuyển đổi từ TCN 06:1997 theo quy định tại khoản 1 Điều 69 của Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹ thuật và điểm a khoản 1 Điều 7 Nghị định số 127/2007/NĐ-CP ngày 1/8/2007 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹ thuật
TCVN 9253:2012 do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước biên soạn, Bộ Nội Vụ đề nghị, Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng thẩm định, Bộ Khoa học và Công nghệ công bố.
GIÁ BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU TRỮ
Shelf for preservation of archival records
Tiêu chuẩn này áp dụng cho giá bảo quản tài liệu lưu trữ làm bằng kim loại dạng tháo lắp, sử dụng trong hoạt động văn thư, lưu trữ.
Các tài liệu viện dẫn sau rất cần thiết cho việc áp dụng tiêu chuẩn này. Đối với các tài liệu viện dẫn ghi năm công bố thì áp dụng phiên bản được nêu. Đối với các tài liệu viện dẫn không ghi năm công bố thì áp dụng phiên bản mới nhất bao gồm cả các sửa đổi, bổ sung (nếu có).
TCVN 3871:1983, Thép tấm mỏng mạ kẽm - Yêu cầu kỹ thuật.
ISO 2808:2007, Paints and varnishes - Determination of film thickness (Sơn và vecni - Xác định độ dày màng).
3.1. Yêu cầu cho vật liệu
Giá bảo quản tài liệu lưu trữ được cấu tạo từ các thép tấm mỏng mạ kẽm được sơn chống gỉ và sơn màu.
Thép tấm mỏng mạ kẽm phải đáp ứng các yêu cầu trong TCVN 3781:1983.
Chiều dày của 3 lớp sơn, bao gồm một lớp sơn chống gỉ và 2 lớp sơn màu tối thiểu là 35 µm.
CHÚ THÍCH: Giá bảo quản tài liệu lưu trữ có thể được làm từ thép không gỉ hoặc kim loại khác tuỳ theo yêu cầu.
3.2. Yêu cầu đối với giá bảo quản tài liệu lưu trữ
3.2.1. Ngoại quan
Bề mặt của các thanh khung giá, thanh giằng, tấm đợt phải nhẵn mịn không có các vết xước, lồi lõm. Màng sơn phải được phủ đều trên bề mặt các tấm thép, màu sơn phải đồng đều trên toàn bộ các tấm thép. Lớp sơn phải bám chắc chắn, không bị bong, xước, phồng rộp, nhăn, chảy hoặc vón cục.
Giá sau khi lắp hoàn chỉnh phải ngay ngắn, chắc chắn, các tấm đợt, thanh giằng, ốc liên kết phải chắc chắn, cân đối.
3.2.2. Kích thước và cấu tạo
Giá bảo quản tài liệu lưu trữ có kích thước 2 000 mm x 1230 mm x 400 mm với sai số là ± 2 mm.
Kích thước của giá hoàn chỉnh và các cấu kiện của giá được nêu tại Hình 1 và Hình 2.
Thép tấm làm khung giá có độ dày là 40 mm. Các tấm đợt có độ dày là 25 mm. Các thanh giằng có độ dày là 30 mm.
3.2.3. Yêu cầu về độ chịu tải
Từng tấm ván đợt phải chịu được tải trọng tối thiểu là 50 kg trong 48 h mà không bị võng xuống quá 3 mm.
Giá hoàn chỉnh phải chịu được tác động vào các chiều của giá tối thiểu là 30 kg mà không bị xô lệch hoặc nghiêng quá 10 mm.
4.1. Ngoại quan
Kiểm tra ngoại quan giá bảo quản tài liệu lưu trữ bằng mắt thường.
4.2. Kích thước
Kiểm tra kích thước bằng các thước đo thông dụng có độ chính xác đến ± 1 mm.
4.3. Độ dày màng sơn
Thử theo ISO 2808.
4.4. Độ chịu tải
Lắp giá hoàn chỉnh, đặt lên mỗi tấm ván đợt tải trọng 50 kg. Sau 48 h kiểm tra xem các tấm ván đợt có bị võng xuống hay không.
Lắp giá hoàn chỉnh, cho một tải trọng 30 kg tác động va đập vào từng chiều của giá và kiểm tra xem giá có bị xô lệch hay bị nghiêng hay không.
Kích thước tính bằng milimét
CHÚ DẪN
1 Thanh khung giá
2 thanh giằng
3 tấm đợt
Hình 1 - Giá hoàn chỉnh
Kích thước tính bằng milimét
5. Ghi nhãn, bao gói, vận chuyển, bảo quản
5.1. Ghi nhãn
Mỗi giá bảo quản lưu trữ phải có nhãn đính kèm hoặc ghi nhãn trên bao gói với các nội dung sau:
- Tên sản phẩm;
- Thông tin về nhà sản xuất hoặc nhà phân phối;
- Số hiệu tiêu chuẩn này;
- Vật liệu và kích thước;
- Ngày sản xuất;
5.2. Bao gói
Các cấu kiện của giá bảo quản tài liệu lưu trữ phải được tháo rời, xếp ngăn nắp vào trong hộp cáctông.
5.3. Vận chuyển
Giá bảo quản tài liệu lưu trữ được vận chuyển bằng mọi phương tiện thích hợp. Khi vận chuyển, bốc xếp tránh va đập mạnh làm ảnh hưởng đến chất lượng của giá.
5.4. Bảo quản
Giá bảo quản tài liệu lưu trữ phải được bảo quản trong kho tránh ẩm ướt, có mái che tránh mưa nắng.
Quy trình tháo, lắp giá bảo quản tài liệu lưu trữ
A.1 Lắp giá đơn
Lắp hai thanh giằng vào hai khung giá. Vặn các bu-lông liên kết vừa chặt. Lắp cá đỡ vào các lỗ đột trên cùng và dưới cùng của khung giá. Đặt các tấm đợt nóc và đáy. Lắp các bu-lông liên kết giữa khung và các tấm đợt (nếu cần): Lắp cá đỡ và các tấm đợt còn lại trên giá. Điều chỉnh giá cho cân xứng và vặn chặt các bu-lông liên kết.
Nếu muốn lắp nhiều khoang thành một giá đơn, từ khoang thứ hai cũng lắp lần lượt các thanh giằng vào khung giá tiếp theo. Sau đó lắp các tấm nóc, tấm đáy, vặn bu-lông liên kết.
A.2 Lắp giá kép
Dùng 4 khung đứng lắp với hai thanh giằng, vặn các bu-lông liên kết vừa-chặt. Các động tác còn lại như lắp giá đơn. Sau đó vặn chặt các bu-lông liên kết.
Trong trường hợp sàn nhà không bằng phẳng, cần vặn bộ phận điều chỉnh ở chân giá.
A.3 Tháo giá
Quy trình tháo giá tiến hành ngược lại với quy trình lắp giá.
- 1 Tiêu chuẩn ngành TCN 01:2002 về bìa hồ sơ do Cục Lưu trữ Nhà nước ban hành
- 2 Tiêu chuẩn ngành TCN 05:1997 về sổ đăng ký - Mục lục hồ sơ do Cục Lưu trữ Nhà nước ban hành
- 3 Tiêu chuẩn ngành TCN 2:1992 về mẫu trình bày bìa hồ sơ tài liệu quản lý nhà nước do Cục Lưu trữ Nhà nước ban hành
- 4 Tiêu chuẩn ngành TCN 03:1997 về cặp đựng tài liệu do Cục Lưu trữ Nhà nước ban hành
- 5 Tiêu chuẩn ngành TCN 04:1997 về mục lục hồ sơ do Cục Lưu trữ Nhà nước ban hành
- 6 Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9252:2012 về Hộp bảo quản tài liệu lưu trữ
- 7 Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9251:2012 về Bìa hồ sơ lưu trữ
- 1 Luật Tiêu chuẩn và quy chuẩn kỹ thuật 2006
- 2 Nghị định 127/2007/NĐ-CP Hướng dẫn Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹ thuật
- 3 Tiêu chuẩn ngành TCN 01:2002 về bìa hồ sơ do Cục Lưu trữ Nhà nước ban hành
- 4 Tiêu chuẩn ngành TCN 05:1997 về sổ đăng ký - Mục lục hồ sơ do Cục Lưu trữ Nhà nước ban hành
- 5 Tiêu chuẩn ngành TCN 2:1992 về mẫu trình bày bìa hồ sơ tài liệu quản lý nhà nước do Cục Lưu trữ Nhà nước ban hành
- 6 Tiêu chuẩn ngành TCN 03:1997 về cặp đựng tài liệu do Cục Lưu trữ Nhà nước ban hành
- 7 Tiêu chuẩn ngành TCN 04:1997 về mục lục hồ sơ do Cục Lưu trữ Nhà nước ban hành
- 8 Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 3781:1983 về Thép tấm mỏng mạ kẽm - Yêu cầu kỹ thuật
- 9 Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9252:2012 về Hộp bảo quản tài liệu lưu trữ
- 10 Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9251:2012 về Bìa hồ sơ lưu trữ