Văn bản pháp luật

Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 6939:2007 (hoàn toàn tương đương với Quy định kỹ thuật chung của GS1 - GS1 General Specification) quy định các yêu cầu kỹ thuật đối với Mã số thương phẩm toàn cầu 13 chữ số (GTIN-13) và mã vạch thể hiện mã số này (mã vạch EAN-13). Đây là tiêu chuẩn cốt lõi giúp định danh đơn nhất các loại hàng hóa, vật phẩm trên thị trường, tạo cơ sở kỹ thuật đồng bộ cho việc quét mã tự động tại các điểm bán lẻ và quản lý chuỗi cung ứng toàn cầu.

- Phạm vi áp dụng và đối tượng điều chỉnh

Tiêu chuẩn này quy định cấu trúc mã số, các yêu cầu kỹ thuật về kích thước, màu sắc, chất lượng in ấn đối với mã vạch thể hiện mã số thương phẩm toàn cầu 13 chữ số (GTIN-13).
Áp dụng đối với tất cả các tổ chức, cá nhân sản xuất, kinh doanh, dịch vụ có nhu cầu sử dụng mã số vật phẩm GTIN-13 để quản lý, phân phối và bán lẻ sản phẩm.
Là căn cứ pháp lý và kỹ thuật để các cơ quan quản lý nhà nước, tổ chức chứng nhận kiểm tra, đánh giá chất lượng mã số mã vạch trên các sản phẩm lưu thông tại thị trường Việt Nam và xuất khẩu.

- Cấu trúc của Mã số thương phẩm toàn cầu 13 chữ số (GTIN-13)

Mã số GTIN-13 là một chuỗi gồm 13 chữ số có cấu trúc cố định từ trái sang phải, bao gồm các thành phần cụ thể sau:

Mã quốc gia / Mã doanh nghiệp GS1: Gồm từ 7 đến 9 chữ số đầu tiên. Trong đó, mã quốc gia do Tổ chức GS1 quốc tế cấp (ví dụ đầu mã của Việt Nam là 893), phần còn lại là mã doanh nghiệp do tổ chức GS1 quốc gia (tại Việt Nam là GS1 Việt Nam thuộc Viện Tiêu chuẩn Chất lượng Việt Nam) cấp cho doanh nghiệp thành viên để định danh doanh nghiệp đó trên phạm vi toàn cầu.
Mã mặt hàng: Gồm từ 3 đến 5 chữ số tiếp theo (tùy thuộc vào độ dài của mã doanh nghiệp), do chính doanh nghiệp tự quy định cho từng loại sản phẩm cụ thể của mình. Doanh nghiệp phải đảm bảo tính đơn nhất, tức là mỗi sản phẩm khác nhau về đặc tính, bao bì, dung tích hoặc chủng loại phải có một mã mặt hàng riêng biệt.
Số kiểm tra: Là chữ số thứ 13 (chữ số cuối cùng bên phải), được tính toán tự động từ 12 chữ số đi trước theo thuật toán Modulo 10 tiêu chuẩn của GS1. Số kiểm tra này giúp các thiết bị quét phát hiện các sai sót trong quá trình nhập liệu hoặc đọc mã vạch vật lý.

- Yêu cầu kỹ thuật đối với mã vạch EAN-13

Để đảm bảo các thiết bị quét (máy đọc mã vạch) có thể nhận dạng chính xác và nhanh chóng trong mọi điều kiện ánh sáng và góc quét, mã vạch EAN-13 phải đáp ứng nghiêm ngặt các thông số kỹ thuật sau:

Kích thước tiêu chuẩn (Kích thước danh định - 100%): Chiều rộng toàn bộ mã vạch (bao gồm cả vùng trống) là 37,29 mm; chiều cao mã vạch (chưa kể phần số hiển thị bên dưới) là 22,85 mm.
Hệ số phóng to và thu nhỏ cho phép: Mã vạch có thể được phóng to hoặc thu nhỏ trong khoảng từ 80% đến 200% so với kích thước danh định tùy thuộc vào diện tích bề mặt bao bì sản phẩm. Việc in mã vạch nhỏ hơn 80% kích thước tiêu chuẩn bị nghiêm cấm vì sẽ làm giảm đáng kể tỷ lệ đọc thành công của máy quét.
Vùng trống bắt buộc (Quiet Zones): Là khoảng trống không in nằm ở hai đầu thanh mã vạch. Vùng trống bên trái tối thiểu là 3,63 mm và vùng trống bên phải tối thiểu là 2,31 mm (đối với kích thước 100%). Việc vi phạm vùng trống (in đè chữ, hình ảnh hoặc thiết kế sát mép vạch) sẽ khiến máy quét không thể nhận diện điểm bắt đầu và kết thúc của mã vạch.
Độ tương phản và màu sắc: Các vạch đứng phải sử dụng màu tối (đen, xanh lam đậm, nâu đậm) và các khoảng trống phải sử dụng màu sáng (trắng, vàng, đỏ). Tuyệt đối không sử dụng màu đỏ hoặc các màu có gốc đỏ cho các vạch đứng vì tia laser của máy quét thường là ánh sáng đỏ, sẽ không nhận diện được sự khác biệt giữa vạch và khoảng trống.

- Nguyên tắc định danh và quản lý mã số

Nguyên tắc không trùng lặp: Mỗi mã số GTIN-13 chỉ được gán cho một loại vật phẩm duy nhất trên toàn cầu và không được phép tái sử dụng cho sản phẩm khác trừ khi sản phẩm cũ đã ngừng lưu thông hoàn toàn trong một khoảng thời gian dài theo quy định của GS1.
Trách nhiệm của doanh nghiệp: Doanh nghiệp phải đăng ký sử dụng mã số mã vạch với cơ quan có thẩm quyền, thực hiện đóng phí duy trì hàng năm và cập nhật đầy đủ, chính xác thông tin sản phẩm lên hệ thống cơ sở dữ liệu quốc gia và quốc tế để phục vụ công tác truy xuất nguồn gốc.

TCVN 6939:2007

MÃ SỐ VẬT PHẨM - MÃ SỐ THƯƠNG PHẨM TOÀN CẦU 13 CHỮ SỐ - YÊU CẦU KỸ THUẬT

Article Number - The Global Trade Item Number of 13-digit - Specification

Lời nói đầu

TCVN 6939:2007 thay thế TCVN 6939:2000.

TCVN 6939:2007 hoàn toàn phù hợp với Quy định kỹ thuật chung của tổ chức GS1 quốc tế (GS1 General Specification).

TCVN 6939:2007 do Tiểu Ban kỹ thuật Tiêu chuẩn TCVN/JTC1/SC31 “Thu thập dữ liệu tự động” biên soạn, Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng đề nghị, Bộ Khoa học và Công nghệ công bố.

MÃ SỐ VẬT PHẨM - MÃ SỐ THƯƠNG PHẨM TOÀN CẦU 13 CHỮ SỐ - YÊU CẦU KỸ THUẬT

Article number - The Global Trade Item Number of 13-digit - Specification

1. Phạm vi áp dụng

1.1. Tiêu chuẩn này quy định các yêu cầu kỹ thuật và cấu trúc đối với mã số thương phẩm toàn cầu loại 13 chữ số (GTIN-13).

1.2. Mã số GTIN-13 được sử dụng cho mọi vật phẩm có kích thước tương đối lớn kể cả đơn vị tiêu dùng hay đơn vị thương mại.

CHÚ THÍCH: Vật phẩm có kích thước tương đối lớn là:

- vật phẩm có đường kính lớn hơn 3 cm; hoặc

- vật phẩm có thể thiết kế nhãn in với diện tích lớn hơn 40 cm2 hoặc có tổng diện tích có thể in lớn hơn 80 cm².

1.3. Tiêu chuẩn này không quy định các yêu cầu kỹ thuật đối với mã vạch dùng để thể hiện mã số GTIN-13.

2. Tài liệu viện dẫn

Các tài liệu viện dẫn sau là rất cần thiết cho việc áp dụng tiêu chuẩn. Đối với các tài liệu viện dẫn ghi năm công bố thì áp dụng bản được nêu. Đối với các tài liệu viện dẫn không ghi năm công bố thì áp dụng phiên bản mới nhất, bao gồm cả các sửa đổi.

TCVN 6512:2007 Mã số mã vạch vật phẩm - Mã số đơn vị thương mại - Yêu cầu kỹ thuật.

TCVN 6754:2007 Mã số mã vạch vật phẩm - Số phân định ứng dụng GS1.

TCVN 7825:2007 Công nghệ thông tin - Kỹ thuật phân định và thu thập dữ liệu tự động - Yêu cầu kỹ thuật mã vạch - EAN/UPC.

3. Thuật ngữ và định nghĩa

Tiêu chuẩn này sử dụng các thuật ngữ và định nghĩa sau:

3.1. Mã số thương phẩm toàn cầu (GTIN - global trade item number)

Mã số vật phẩm (sản phẩm, hàng hóa) được cấu tạo từ mã doanh nghiệp, bao gồm các loại mã số GTIN-13, GTIN-14, GTIN-8 và GTIN-12 (UPC).

3.2. Mã vạch (bar code)

Một dãy các vạch và khoảng trống song song xen kẽ được sắp xếp theo một quy tắc mã hóa nhất định để thể hiện mã số (hoặc các dữ liệu gồm cả chữ và số) dưới dạng máy quét (scanner) có thể đọc được.

3.3. Thương phẩm tiêu dùng để bán lẻ (retail consumer trade item)

Thương phẩm nhằm để bán cho người tiêu dùng ở khâu cuối tại điểm bán lẻ. Phân định những thương phẩm này bằng mã số GTIN-13, GTIN-12 hoặc GTIN-8 sử dụng mã vạch EAN/UPC.

3.4. Đơn vị thương mại (trade unit)

Một tập hợp ổn định và thống nhất một số đơn vị tiêu dùng để dễ dàng vận chuyển, lưu kho.

3.5. Dạng GTIN (global trade item number format)

Dạng cấu trúc, trong đó mã số thương phẩm toàn cầu (GTIN) phải được thể hiện thành trường (khóa) tham chiếu mười bốn chữ số trong các tệp dữ liệu của máy vi tính để đảm bảo tính đơn nhất của các mã số phân định.

4. Yêu cầu chung

4.1. Mỗi tổ chức khi đã được cấp mã doanh nghiệp GS1 đều có thể tự lập mã số GTIN-13 cho các vật phẩm của mình và định kỳ đăng ký với GS1 Việt Nam để quản lý chung.

4.2. Không được thay đổi mã số GTIN đã cấp nếu như thương phẩm không có sự thay đổi đến mức mà nó cần được phân biệt với thương phẩm gốc trong quá trình đặt hàng, lưu kho và lập đơn hàng. Có thể có các ngoại lệ của quy định này chỉ khi có những yêu cầu pháp luật và chế định bắt buộc phải thay đổi.

4.3. Mã số GTIN-13 không được mang bất kỳ thông tin nào liên quan đến vật phẩm mà nó phân định, mà chỉ được dùng làm chìa khóa truy cập thông tin trong máy vi tính. Tổ chức cấp mã số GTIN-13 này phải thông báo các thông tin liên quan đến vật phẩm cho tất cả các đối tác kinh doanh biết.

5. Yêu cầu kỹ thuật

5.1. Cấu trúc

5.1.1. Cấu trúc của mã số GTIN-13 được chia làm bốn phần như nêu trong Hình 1.

trong đó:

P thể hiện Mã quốc gia GS1 (GS1 prefix): gồm hai đến ba chữ số do Tổ chức GS1 quản trị và cấp cho các quốc gia thành viên (đối với Việt Nam là 893);

M thể hiện Số phân định doanh nghiệp (Manufacturer’s number): gồm từ bốn đến bảy chữ số do GS1 Việt Nam quản trị và cấp cho các công ty/ tổ chức có nhu cầu sử dụng mã số mã vạch;

I thể hiện Số phân định vật phẩm (Item Number): gồm từ năm đến hai chữ số do tổ chức sử dụng mã số GS1 quản trị và cấp cho các vật phẩm của mình;

C thể hiện Số kiểm tra (Check digit): là chữ số thứ 13 được tính từ mười hai chữ số đứng trước theo thuật toán thống nhất như các bước nêu ở Phụ lục A.

Hình 1 - Cấu trúc của m số GTIN-13

5.1.2. Khi sử dụng, mã số GTIN-13 thường đứng sau số phân định ứng dụng AI (01), cấu trúc số phân định ứng dụng AI được quy định trong TCVN 6754:2007. Đặt sau số phân định ứng dụng AI (01), kết cấu vùng dữ liệu của mã số GTIN-13 trong máy tính được tạo thành từ mã quốc gia GS1, số phân định vật phẩm và số kiểm tra.

Kết cấu vùng dữ liệu AI (01) của mã số GTIN-13 được nêu trong Hình 2.

trong đó:

AI (01) chỉ ra rằng các trường dữ liệu có chứa mã số GTIN-13.

Hình 2 - Kết cấu vùng dữ liệu của m số GTIN-13

5.1.3 .Định dạng GTIN của mã số loại 13 chữ số để xử lý trong trường 14 chữ số được nêu trong Hình 3.

trong đó:

T thể hiện vị trí của mỗi số riêng rẽ trong định dạng một tệp của máy tính;

N thể hiện vị trí của mỗi số riêng rẽ trong một cấu trúc dữ liệu đã cho;

0 là ký tự chèn.

Hình 3 - Định dạng GTIN của mã số tiêu chuẩn 13 chữ số

5.2. Nguyên tắc cấp mã

5.2.1. Việc cấp mã số GTIN-13 là tùy thuộc vào tổ chức sử dụng. Để dễ quản lý, hệ thống GS1 khuyến nghị cấp các mã số một cách liên tục và không phân nhóm. Tổ chức lập mã số GS1 phải lập theo đúng cấu trúc và duy trì các mã số GTIN-13 của mình đề tạo thuận lợi cho các bên tham gia phân biệt có hiệu quả các sản phẩm trong suốt chuỗi cung ứng.

5.2.2. Phải cấp một mã số GTIN đơn nhất cho mỗi thương phẩm khác biệt với thương phẩm khác về bất kỳ một đặc tính nào và phải duy trì mã số đó trong suốt thời gian tồn tại của nó.

5.2.3. Phải cấp cùng một mã số GTIN đơn nhất cho các thương phẩm có những đặc tính chính giống nhau. Các mã số như vậy cần được xem xét, sử dụng với trạng thái toàn vẹn của chúng trong suốt chuỗi cung ứng.

5.2.4. Khi có sự thay đổi về bất kỳ khía cạnh, đặc tính, biến thể hoặc cấu tạo nào của vật phẩm đã được phân định bằng một mã số GTIN-13 nhất định thì phải cấp mới cho vật phẩm đó một mã số GTIN-13 khác.

5.3. Nguyên tắc sử dụng

5.3.1. Có thể sử dụng mã số GTIN-13 vào các ứng dụng đơn giản như để phân định đơn nhất bất kỳ thương phẩm nào trên phạm vi toàn cầu.

5.3.2. Có thể dùng mã số GTIN-13 để lập mã số cho đơn vị thương mại như được quy định trong TCVN 6512:2007.

5.3.3. Yêu cầu về việc sử dụng lại GTIN

GTIN cấp cho thương phẩm đã loại bỏ (không sản xuất nữa) ít nhất 48 tháng sau, kể từ ngày cung cấp lần cuối thương phẩm gốc cho khánh hàng, mới được dùng cho thương phẩm khác. Trong trường hợp hàng quần áo thì thời gian này được giảm xuống đến 30 tháng.

Nếu GTIN đã được cấp cho một thương phẩm mà sau đó không bao giờ được sản xuất/ chế tạo nữa thì có thể hủy bỏ ngay GTIN này khỏi mọi danh mục. Trong trường hợp ngoại lệ này thì có thể sử dụng lại GTIN đó 12 tháng sau, kể từ ngày hủy bỏ nó khỏi danh mục của bên bán.

Chu trình sử dụng lại GTIN có thể dài hơn tùy thuộc vào loại hàng hóa. Tổ chức sử dụng hệ thống GS1 cần xem xét, cân nhắc xem khoảng thời gian nào là hợp lý cho thương phẩm để duy trì trong chu kỳ của chuỗi cung ứng trước khi sử dụng lại GTIN.

VÍ DỤ: Rầm thép có thể được bảo quản trong nhiều năm sau khi được đưa vào chuỗi cung ứng.

Ngoài ra, khi dự tính việc sử dụng lại GTIN, cần lưu ý đến việc các đối tác thương mại sử dụng các dữ liệu gắn kết với GTIN gốc để phân tích thống kê hoặc hồ sơ dịch vụ mà có thể tiếp diễn sau khi cung ứng lần cuối thương phẩm gốc.

6. Mã vạch thể hiện

Mã vạch duy nhất được dùng để thể hiện mã số GTIN-13 là mã vạch EAN-13 (TCVN 7852:2007).

Hệ thống quét sẽ nhận dạng vùng dữ liệu này nhờ kí tự phân định mã vạch ]E0 và các chữ số trong nhóm Mã quốc gia GS1 (893).

Dữ liệu được truyền từ đầu đọc mã vạch báo hiệu rằng một thương phẩm số đo cố định có mã số phân định GTIN-13 đã được thu nhận.

7. Yêu cầu khác về liên kết dữ liệu

Khi cấp một mã số GTIN mới cho thương phẩm, tổ chức sử dụng hệ thống GS1 nhất thiết phải cung cấp các thông tin chi tiết cho đối tác thương mại về những đặc tính của thương phẩm này. Thông tin đó cần được cung cấp càng sớm càng tốt trước khi đưa thương phẩm vào kinh doanh trong thực tiễn.

Việc cung cấp thông tin về mã số GTIN cho người mua góp phần làm giảm khối lượng công việc liên quan đến xử lý đơn hàng và giảm thời gian đưa hàng đến nơi bán.

Phụ lục A
(quy định)

Cách tính số kiểm tra tiêu chuẩn cho các cấu trúc dữ liệu của GS1

Thuật toán này là thống nhất cho tất cả các cấu trúc dữ liệu của GS1 có chiều dài số ký tự cố định cần có chữ số kiểm tra.