Ngày 11 tháng 11 năm 2014, Cục Thuế thành phố Hồ Chí Minh đã ban hành Công văn số 10120/CT-TTHT hướng dẫn về chính sách thuế thu nhập doanh nghiệp và thuế thu nhập cá nhân đối với các khoản chi phí liên quan đến thân nhân của người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam.

Văn bản này áp dụng đối với các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế hoạt động trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh có sử dụng lao động là người nước ngoài và phát sinh các khoản chi hộ cho thân nhân của người lao động.

• Các khoản chi phí như tiền vé máy bay, chi phí vận chuyển đồ dùng gia đình, chi phí ăn ở, đi lại của thân nhân (vợ, chồng, con cái) của người lao động nước ngoài do doanh nghiệp chi trả không được coi là chi phí liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Do đó, các khoản chi này không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp, ngay cả khi các khoản chi này được quy định cụ thể trong hợp đồng lao động ký kết giữa doanh nghiệp và người lao động nước ngoài.

• Khoản chi trả hộ tiền vé máy bay, chi phí di chuyển và các khoản lợi ích khác cho thân nhân của người lao động nước ngoài được xác định là khoản lợi ích bằng tiền hoặc không bằng tiền ngoài tiền lương, tiền công mà người lao động được hưởng từ người sử dụng lao động.
• Doanh nghiệp có trách nhiệm tính các khoản chi hộ này vào thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân từ tiền lương, tiền công của người lao động nước ngoài và thực hiện khấu trừ thuế theo quy định pháp luật hiện hành.

• Doanh nghiệp cần thực hiện hạch toán kế toán rõ ràng, tách biệt giữa các khoản chi phí phục vụ trực tiếp cho bản thân người lao động (như vé máy bay khứ hồi về phép của người lao động theo quy định của Luật Lao động) và các khoản chi cho thân nhân của họ.
• Các khoản chi cho bản thân người lao động nước ngoài nếu có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp và được quy định cụ thể trong hợp đồng lao động hoặc quy chế tài chính của công ty thì được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp. Ngược lại, phần chi cho thân nhân phải bị loại trừ khi quyết toán thuế.

Công văn 10120/CT-TTHT có hiệu lực hướng dẫn thực hiện kể từ ngày ban hành. Doanh nghiệp cần chủ động rà soát hệ thống sổ sách kế toán, hợp đồng lao động và các chứng từ liên quan để thực hiện kê khai, quyết toán thuế đúng quy định, tránh các rủi ro pháp lý và phạt chậm nộp thuế khi cơ quan thuế tiến hành thanh tra, kiểm tra tại đơn vị.