Công văn 1849/TCT-TNCN năm 2015 do Tổng cục Thuế ban hành là văn bản hướng dẫn chi tiết về hồ sơ, thủ tục và địa điểm nộp hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN). Văn bản này đóng vai trò quan trọng trong việc tháo gỡ các vướng mắc cho cả tổ chức chi trả thu nhập và cá nhân tự quyết toán thuế, đảm bảo thực hiện đúng quy trình và nghĩa vụ thuế theo quy định pháp luật.

- Đối tượng phải thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân

Công văn hướng dẫn cụ thể các nhóm đối tượng có nghĩa vụ hoặc quyền lợi liên quan đến quyết toán thuế TNCN:

• Cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công có số thuế phải nộp thêm hoặc có số thuế nộp thừa đề nghị hoàn hoặc bù trừ vào kỳ khai thuế tiếp theo.
• Tổ chức, cá nhân trả thu nhập từ tiền lương, tiền công có trách nhiệm khai quyết toán thuế TNCN thay cho các cá nhân có ủy quyền, không phân biệt có phát sinh khấu trừ thuế hay không phát sinh khấu trừ thuế.
• Cá nhân nước ngoài kết thúc hợp đồng làm việc tại Việt Nam phải thực hiện quyết toán thuế với cơ quan thuế trước khi xuất cảnh.

- Quy định về ủy quyền quyết toán thuế TNCN

Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công được ủy quyền cho tổ chức, cá nhân trả thu nhập quyết toán thuế thay trong các trường hợp cụ thể sau:

• Cá nhân chỉ có thu nhập từ tiền lương, tiền công ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên tại một tổ chức trả thu nhập và thực tế đang làm việc tại đó vào thời điểm ủy quyền quyết toán.
• Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên tại một đơn vị, đồng thời có thu nhập vãng lai ở các nơi khác bình quân tháng trong năm không quá 10 triệu đồng đã được khấu trừ thuế theo tỷ lệ 10% nếu không có yêu cầu quyết toán thuế đối với phần thu nhập vãng lai này.
• Trường hợp tổ chức trả thu nhập có thực hiện tái cơ cấu (chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi) mà người lao động được điều chuyển từ tổ chức cũ sang tổ chức mới, người lao động được ủy quyền quyết toán cho tổ chức mới.

- Thành phần hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân

Hồ sơ quyết toán thuế được phân chia rõ ràng cho từng nhóm đối tượng thực hiện nhằm tối ưu hóa quy trình hành chính:

• Đối với tổ chức trả thu nhập: Hồ sơ bao gồm Tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân (Mẫu số 05/KK-TNCN); Bảng kê chi tiết cá nhân thuộc diện tính thuế theo biểu lũy tiến từng phần (Mẫu số 05-1/BK-TNCN); Bảng kê chi tiết cá nhân thuộc diện tính thuế theo thuế suất toàn phần (Mẫu số 05-2/BK-TNCN); và Bảng kê thông tin người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh (Mẫu số 05-3/BK-TNCN).
• Đối với cá nhân trực tiếp quyết toán với cơ quan thuế: Hồ sơ bao gồm Tờ khai quyết toán thuế TNCN (Mẫu số 09/KK-TNCN); Phụ lục bảng kê giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc (Mẫu số 09-3/PL-TNCN); bản chụp các chứng từ chứng minh số thuế đã khấu trừ, đã tạm nộp trong năm hoặc số thuế đã nộp ở nước ngoài (nếu có); và bản chụp các hóa đơn chứng từ chứng minh khoản đóng góp vào quỹ từ thiện, nhân đạo, khuyến học (nếu có).

- Xác định nơi nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN

Việc xác định nơi nộp hồ sơ quyết toán thuế đối với cá nhân trực tiếp quyết toán được hướng dẫn chi tiết dựa trên tình trạng thực tế của người nộp thuế:

• Cá nhân có tính thuế và đã tính giảm trừ gia cảnh cho bản thân tại tổ chức trả thu nhập nào thì nộp hồ sơ quyết toán thuế tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp tổ chức trả thu nhập đó.
• Cá nhân thay đổi nơi làm việc trong năm và tại tổ chức trả thu nhập cuối cùng có tính giảm trừ gia cảnh cho bản thân thì nộp hồ sơ tại cơ quan thuế quản lý tổ chức trả thu nhập cuối cùng.
• Cá nhân thay đổi nơi làm việc và tại tổ chức trả thu nhập cuối cùng không tính giảm trừ gia cảnh cho bản thân thì nộp hồ sơ tại Chi cục Thuế nơi cá nhân cư trú (nơi đăng ký thường trú hoặc tạm trú).
• Cá nhân chưa tính giảm trừ gia cảnh cho bản thân ở bất kỳ tổ chức trả thu nhập nào thì nộp hồ sơ quyết toán thuế tại Chi cục Thuế nơi cư trú.
• Trường hợp cá nhân không ký hợp đồng lao động, hoặc ký hợp đồng lao động dưới 03 tháng, hoặc ký hợp đồng cung cấp dịch vụ có thu nhập tại một nơi hoặc nhiều nơi đã khấu trừ 10% thì nộp hồ sơ tại Chi cục Thuế nơi cư trú.

- Hướng dẫn xử lý số thuế nộp thừa và hoàn thuế

Công văn cũng nêu rõ quyền lợi của người nộp thuế khi phát sinh số thuế nộp thừa trong năm:

• Cá nhân có số thuế nộp thừa có quyền đề nghị hoàn thuế hoặc bù trừ vào kỳ tính thuế tiếp theo.
• Thủ tục hoàn thuế TNCN được thực hiện đơn giản hóa tối đa: Cá nhân không phải nộp hồ sơ hoàn thuế riêng biệt mà chỉ cần ghi số tài khoản ngân hàng và thông tin thụ hưởng vào chỉ tiêu đề nghị hoàn trả trên Tờ khai quyết toán thuế TNCN (Mẫu số 09/KK-TNCN) khi trực tiếp quyết toán.