Giới thiệu chung về Công văn 1945/HTQTCT-CT

Công văn 1945/HTQTCT-CT được Cục Hộ tịch, Quốc tịch, Chứng thực ban hành vào năm 2014 nhằm hướng dẫn và giải đáp các vướng mắc liên quan đến việc thu lệ phí chứng thực bản sao từ bản chính. Văn bản này đóng vai trò quan trọng trong việc thống nhất cách hiểu và áp dụng pháp luật về phí, lệ phí chứng thực tại các cơ quan có thẩm quyền trên cả nước, tránh tình trạng lạm thu hoặc thu không đúng quy định.

Nội dung hướng dẫn chi tiết về thu lệ phí chứng thực

Công văn tập trung làm rõ phương thức tính lệ phí đối với việc chứng thực bản sao từ bản chính, cụ thể như sau:

• Cách xác định mức thu theo trang: Lệ phí chứng thực bản sao từ bản chính được tính trên cơ sở số trang của bản chính được chứng thực. Đối với trang thứ nhất và trang thứ hai, mức thu được áp dụng theo mức cố định quy định tại văn bản quy phạm pháp luật về phí và lệ phí thời điểm đó (thông thường là 2.000 đồng/trang). Từ trang thứ ba trở đi, mức thu sẽ giảm dần (thường là 1.000 đồng/trang) nhằm hỗ trợ người dân khi chứng thực các tài liệu có độ dài lớn.
• Khống chế mức thu tối đa: Để bảo đảm quyền lợi cho người dân và tổ chức, công văn nhấn mạnh tổng số tiền lệ phí chứng thực cho một bản sao không được vượt quá mức trần quy định là 200.000 đồng/bản. Quy định này ngăn chặn việc phát sinh chi phí quá lớn đối với các hồ sơ, tài liệu dày hàng trăm trang.
• Định nghĩa về "bản sao" và "yêu cầu": Công văn làm rõ cách hiểu thế nào là một "bản sao" và một "yêu cầu chứng thực" để các tổ chức hành nghề công chứng và cơ quan tư pháp cấp xã, cấp huyện áp dụng thống nhất, tránh việc chia nhỏ hồ sơ để thu thêm phí hoặc gộp chung sai quy định.

Trách nhiệm tổ chức thực hiện của các cơ quan liên quan

Để bảo đảm tính nghiêm minh và thống nhất của pháp luật, Cục Hộ tịch, Quốc tịch, Chứng thực yêu cầu các cơ quan thực hiện các nhiệm vụ sau:

• Sở Tư pháp các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương: Có trách nhiệm phổ biến, quán triệt nội dung Công văn 1945/HTQTCT-CT đến toàn bộ các Phòng Tư pháp cấp huyện, Ủy ban nhân dân cấp xã và các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn quản lý.
• Cơ quan thực hiện chứng thực trực tiếp: Phải niêm yết công khai bảng phí, lệ phí chứng thực tại trụ sở làm việc để người dân dễ dàng tiếp cận và giám sát. Nghiêm cấm tự ý đặt ra các khoản thu ngoài quy định hoặc áp dụng sai công thức tính lệ phí gây phiền hà cho nhân dân.
• Công tác thanh tra, kiểm tra: Tăng cường hoạt động thanh tra, kiểm tra định kỳ và đột xuất đối với công tác thu phí, lệ phí chứng thực nhằm kịp thời phát hiện, chấn chỉnh và xử lý nghiêm các hành vi vi phạm.

Ý nghĩa thực tiễn của văn bản

Công văn 1945/HTQTCT-CT tuy là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ nhưng có ý nghĩa thực tiễn rất lớn. Văn bản đã giải quyết triệt để những tranh chấp, thắc mắc giữa người dân và cán bộ tư pháp hộ tịch về cách tính tiền đối với các tài liệu nhiều trang, góp phần đẩy mạnh cải cách hành chính và nâng cao chỉ số hài lòng của người dân đối với dịch vụ công tại địa phương.