Giới thiệu về Công văn 2228/CT-TTHT năm 2015

Công văn 2228/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hồ Chí Minh ban hành năm 2015 là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ thuế quan trọng liên quan đến việc sử dụng hóa đơn, chứng từ đối với các khoản thu hộ và chi hộ của doanh nghiệp. Đây là một trong những vướng mắc phổ biến của các đơn vị kinh doanh trong quá trình thực hiện nghĩa vụ thuế và hạch toán kế toán.

Quy định về hóa đơn, chứng từ đối với khoản chi hộ

Theo hướng dẫn tại văn bản, việc lập hóa đơn và chứng từ đối với các khoản chi hộ được phân định rõ ràng dựa trên đối tượng đứng tên trên hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ đầu vào:

• Trường hợp hóa đơn mang tên khách hàng (đơn vị nhờ chi hộ): Khi doanh nghiệp thực hiện chi hộ các khoản chi phí cho khách hàng, nếu hóa đơn, chứng từ của nhà cung cấp hàng hóa, dịch vụ được xuất trực tiếp cho khách hàng (ghi rõ tên, địa chỉ, mã số thuế của khách hàng), thì doanh nghiệp chi hộ chỉ đóng vai trò là bên thanh toán thay. Khi nhận lại tiền chi hộ từ khách hàng, doanh nghiệp không phải lập hóa đơn GTGT mà chỉ lập chứng từ thu tiền theo quy định.
• Trường hợp hóa đơn mang tên doanh nghiệp chi hộ: Nếu các hóa đơn, chứng từ mua hàng hóa, dịch vụ từ nhà cung cấp mang tên, địa chỉ và mã số thuế của chính doanh nghiệp chi hộ, thì khi thu lại tiền từ khách hàng, doanh nghiệp phải lập hóa đơn GTGT và kê khai, nộp thuế theo đúng quy định pháp luật hiện hành.

Quy định về hóa đơn, chứng từ đối với khoản thu hộ

Đối với các khoản thu hộ khách hàng, quy trình sử dụng chứng từ được áp dụng thống nhất như sau:

• Doanh nghiệp khi thực hiện thu hộ các khoản tiền cho khách hàng (không phải là doanh thu của doanh nghiệp) thì không lập hóa đơn GTGT mà chỉ lập chứng từ thu tiền theo quy định kế toán.
• Doanh nghiệp có trách nhiệm bàn giao đầy đủ số tiền thu hộ và các chứng từ liên quan cho khách hàng theo đúng thỏa thuận trong hợp đồng dịch vụ giữa các bên.

Ý nghĩa pháp lý và lưu ý quan trọng đối với doanh nghiệp

Công văn 2228/CT-TTHT giúp làm rõ phương thức hạch toán và sử dụng hóa đơn, tránh việc doanh nghiệp bị xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn hoặc bị áp đặt thuế GTGT sai lệch đối với các khoản tiền không thuộc doanh thu thực tế của mình. Doanh nghiệp cần lưu ý các điểm sau:

• Xây dựng điều khoản rõ ràng trong hợp đồng dịch vụ về các khoản thu hộ, chi hộ để làm cơ sở pháp lý khi giải trình với cơ quan thuế.
• Kiểm tra kỹ thông tin người mua trên hóa đơn đầu vào đối với các khoản chi hộ để áp dụng đúng phương thức lập chứng từ hoặc hóa đơn đầu ra tương ứng.
• Lưu trữ đầy đủ hồ sơ, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (nếu có) để chứng minh tính minh bạch và hợp pháp của các giao dịch thu hộ, chi hộ khi cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra.