Công văn 2455/TCHQ-GSQL năm 2015 do Tổng cục Hải quan ban hành là văn bản hướng dẫn quan trọng nhằm thống nhất việc quản lý, sử dụng các loại dấu nghiệp vụ hải quan trong bối cảnh triển khai Luật Hải quan và các văn bản hướng dẫn thi hành. Dưới đây là tóm tắt chi tiết các nội dung cốt lõi liên quan đến công tác quản lý và sử dụng dấu nghiệp vụ hải quan.

- Mục đích và phạm vi áp dụng của văn bản

• Văn bản hướng dẫn cụ thể về việc quản lý, cấp phát, sử dụng và thu hồi các loại dấu nghiệp vụ hải quan tại các đơn vị hải quan các cấp trên toàn quốc.
• Đảm bảo tính thống nhất, chính xác và an toàn pháp lý trong quá trình thực hiện thủ tục hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu và phương tiện vận tải xuất cảnh, nhập cảnh.
• Góp phần nâng cao hiệu quả kiểm tra, giám sát hải quan, đồng thời ngăn chặn các hành vi gian lận thương mại, giả mạo con dấu nghiệp vụ.

- Nguyên tắc quản lý dấu nghiệp vụ hải quan

• Dấu nghiệp vụ hải quan là tài sản của cơ quan hải quan, chỉ được cấp cho các đơn vị, công chức hải quan được giao nhiệm vụ trực tiếp thực hiện các khâu nghiệp vụ theo quy định.
• Cục Hải quan các tỉnh, thành phố có trách nhiệm quản lý tập trung, lập sổ theo dõi chi tiết việc cấp phát, thu hồi và bàn giao con dấu cho từng Chi cục và từng công chức.
• Nghiêm cấm mọi hành vi tự ý khắc dấu, sửa đổi kích thước, nội dung con dấu hoặc chuyển giao con dấu nghiệp vụ cho người không có thẩm quyền sử dụng.

- Quy định về sử dụng và bảo quản con dấu

• Công chức hải quan được giao sử dụng dấu nghiệp vụ phải chịu trách nhiệm cá nhân trước pháp luật và trước Thủ trưởng đơn vị về việc bảo quản, sử dụng con dấu đúng mục đích, đúng thẩm quyền.
• Khi đóng dấu nghiệp vụ lên các chứng từ giấy, phải đảm bảo hình ảnh con dấu rõ ràng, sắc nét, không bị nhòe, không đóng đè lên các nội dung quan trọng khác của chứng từ.
• Hết giờ làm việc, con dấu nghiệp vụ phải được cất giữ an toàn tại tủ tài liệu có khóa của đơn vị, không được mang ra khỏi cơ quan trừ trường hợp đi làm nhiệm vụ ngoài trụ sở theo quyết định của cấp có thẩm quyền.

- Quy trình xử lý khi mất hoặc hư hỏng con dấu

• Trường hợp con dấu nghiệp vụ bị mòn, hỏng hoặc thay đổi nội dung theo quy định mới, đơn vị phải làm thủ tục báo cáo Cục Hải quan tỉnh, thành phố để thu hồi và đề nghị Tổng cục Hải quan cấp đổi con dấu mới.
• Trong trường hợp xảy ra mất con dấu nghiệp vụ, đơn vị và cá nhân liên quan phải lập tức báo cáo bằng văn bản cho Thủ trưởng đơn vị, Cục Hải quan địa phương và Tổng cục Hải quan để kịp thời thông báo trên toàn quốc, tránh việc lợi dụng con dấu bị mất để làm giả hồ sơ hải quan.