Công văn 3402/TCT-CS được Tổng cục Thuế ban hành ngày 15 tháng 08 năm 2014 hướng dẫn về chính sách thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) liên quan đến các khoản chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế, đặc biệt tập trung vào các khoản chi mua bảo hiểm nhân thọ và bảo hiểm hưu trí tự nguyện cho người lao động.

Văn bản áp dụng đối với các doanh nghiệp, tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh tại Việt Nam có phát sinh các khoản chi phí phúc lợi, bảo hiểm cho người lao động và các cơ quan thuế các cấp thực hiện công tác quản lý, thanh tra, kiểm tra thuế.

Điều kiện ghi nhận chi phí được trừ đối với khoản chi mua bảo hiểm cho người lao động

• Doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN đối với khoản chi mua bảo hiểm nhân thọ, bảo hiểm hưu trí tự nguyện cho người lao động nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định pháp luật về thuế TNDN.
• Các khoản chi này phải được ghi cụ thể điều kiện hưởng và mức hưởng tại một trong các hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp bao gồm: Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; hoặc Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quyết định theo quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty.
• Doanh nghiệp phải thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ về bảo hiểm bắt buộc cho người lao động (không nợ tiền bảo hiểm bắt buộc) mới được tính khoản chi bảo hiểm tự nguyện này vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.

Mức khống chế đối với khoản chi bảo hiểm tự nguyện

• Mức chi phí mua bảo hiểm hưu trí tự nguyện, bảo hiểm nhân thọ cho người lao động được trích vào chi phí được trừ không vượt quá mức khống chế theo quy định của Bộ Tài chính tại thời điểm áp dụng (cụ thể là không quá 01 triệu đồng/tháng/người theo quy định tại Thông tư số 78/2014/TT-BTC).
• Phần chi vượt mức khống chế theo quy định nêu trên sẽ bị loại trừ và không được tính vào chi phí hợp lý được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN của doanh nghiệp.

Yêu cầu về chứng từ đối với khoản chi được trừ

• Để được khấu trừ thuế hợp pháp, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ chứng từ bao gồm: Hóa đơn, chứng từ thanh toán phí bảo hiểm từ công ty bảo hiểm; Danh sách người lao động được tham gia bảo hiểm; Các hồ sơ nội bộ quy định về chính sách bảo hiểm của doanh nghiệp.
• Các chứng từ thanh toán phải đảm bảo tuân thủ quy định về thanh toán không dùng tiền mặt đối với các hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên.

Công văn 3402/TCT-CS có hiệu lực hướng dẫn thi hành kể từ ngày ban hành, căn cứ theo các quy định tại Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp và các Thông tư hướng dẫn hiện hành của Bộ Tài chính tại thời điểm đó (Thông tư 123/2012/TT-BTC và Thông tư 78/2014/TT-BTC).