Giới thiệu về Công văn 35076/CT-HTr năm 2016

Công văn 35076/CT-HTr do Cục Thuế Thành phố Hà Nội ban hành năm 2016 là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ thuế quan trọng, giải đáp thắc mắc của doanh nghiệp về việc xử lý các sai sót trên hóa đơn đã lập. Văn bản căn cứ vào các quy định tại Thông tư số 39/2014/TT-BTC và Thông tư số 26/2015/TT-BTC của Bộ Tài chính nhằm đơn giản hóa thủ tục hành chính cho người nộp thuế khi gặp phải các lỗi không ảnh hưởng đến số thuế phải nộp.

Quy định xử lý sai sót về tên và địa chỉ người mua trên hóa đơn

Đối với trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua nhưng phát hiện có sai sót về tên hoặc địa chỉ của người mua, trong khi mã số thuế của người mua vẫn được ghi chính xác, Cục Thuế Thành phố Hà Nội hướng dẫn phương án xử lý cụ thể như sau:

• Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn: Người bán và người mua phải lập biên bản điều chỉnh hóa đơn, trong đó ghi rõ sai sót về tên, địa chỉ người mua và nội dung đúng cần điều chỉnh. Biên bản này phải có chữ ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu của đại diện có thẩm quyền của cả hai bên.
• Không bắt buộc lập hóa đơn điều chỉnh: Trong trường hợp sai sót này, người bán không cần phải lập lại hóa đơn mới hoặc xuất hóa đơn điều chỉnh. Hóa đơn đã lập bị sai tên, địa chỉ (nhưng đúng mã số thuế) kèm theo biên bản điều chỉnh hóa đơn vẫn là chứng từ hợp pháp để bên mua thực hiện kê khai, khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào và tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp.

Quy định xử lý các sai sót khác trên hóa đơn đã lập

Đối với các sai sót khác ngoài tên và địa chỉ người mua (ví dụ như sai mã số thuế, tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thuế suất, tiền thuế hoặc tổng cộng thanh toán), quy trình xử lý bắt buộc phải thực hiện nghiêm ngặt theo quy định pháp luật:

• Lập biên bản ghi nhận sai sót: Người bán và người mua phải lập biên bản điều chỉnh hóa đơn hoặc biên bản thu hồi hóa đơn (tùy thuộc vào từng trường hợp cụ thể theo quy định) để ghi nhận rõ ràng nội dung sai sót và nội dung điều chỉnh lại cho đúng.
• Xuất hóa đơn điều chỉnh: Người bán phải lập hóa đơn điều chỉnh sai sót. Hóa đơn điều chỉnh phải ghi rõ nội dung điều chỉnh tăng hoặc giảm số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn số bao nhiêu, ký hiệu nào, ngày tháng năm lập hóa đơn bị điều chỉnh.
• Kê khai thuế theo hóa đơn điều chỉnh: Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh đã lập, cả người bán và người mua thực hiện kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra và đầu vào theo đúng quy định của pháp luật về quản lý thuế hiện hành.

Ý nghĩa pháp lý và lưu ý đối với doanh nghiệp

• Giảm thiểu thủ tục hành chính: Hướng dẫn tại Công văn 35076/CT-HTr giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí khi không phải xuất lại hóa đơn đối với các lỗi chính tả, lỗi soạn thảo thông thường về tên và địa chỉ doanh nghiệp.
• Điều kiện áp dụng: Doanh nghiệp cần lưu ý điều kiện tiên quyết để áp dụng việc không xuất hóa đơn điều chỉnh là mã số thuế của người mua phải hoàn toàn chính xác. Nếu sai cả mã số thuế, bắt buộc phải thực hiện thủ tục xuất hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế.
• Lưu trữ hồ sơ: Biên bản điều chỉnh hóa đơn là chứng từ pháp lý đi kèm không thể tách rời của hóa đơn bị sai sót. Doanh nghiệp phải lưu trữ cẩn thận biên bản này cùng với hóa đơn gốc để phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra thuế sau này.