Tóm tắt Công văn 42338/CT-HTr năm 2016 về chính sách thuế đối với hóa đơn đã lập

Công văn 42338/CT-HTr do Cục Thuế thành phố Hồ Chí Minh ban hành năm 2016 là văn bản hướng dẫn quan trọng dành cho các doanh nghiệp và người nộp thuế về việc xử lý các sai sót đối với hóa đơn đã lập. Văn bản căn cứ trên các quy định pháp luật thuế hiện hành tại thời điểm ban hành, đặc biệt là Thông tư số 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính, nhằm tháo gỡ khó khăn và thống nhất phương thức thực hiện thủ tục điều chỉnh, thu hồi hóa đơn.

Các trường hợp xử lý hóa đơn đã lập có sai sót

Công văn hướng dẫn chi tiết cách giải quyết đối với từng trường hợp cụ thể khi phát hiện hóa đơn đã lập có sai sót về tên, địa chỉ, mã số thuế, thuế suất, tiền thuế hoặc quy cách hàng hóa:

• Trường hợp hóa đơn đã lập chưa giao cho người mua: Khi phát hiện hóa đơn lập sai nhưng chưa giao cho khách hàng, người bán thực hiện gạch chéo các liên và lưu giữ số hóa đơn lập sai này tại quyển hóa đơn để phục vụ công tác kiểm tra. Sau đó, người bán lập hóa đơn mới đúng quy định để giao cho người mua.
• Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua nhưng chưa kê khai thuế: Nếu hóa đơn lập sai đã được giao cho người mua nhưng cả hai bên bán và mua đều chưa tiến hành kê khai thuế, hai bên phải lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn đã lập sai. Biên bản thu hồi phải thể hiện rõ lý do thu hồi hóa đơn. Người bán gạch chéo các liên, lưu giữ hóa đơn thu hồi và lập lại hóa đơn mới để giao cho người mua.
• Trường hợp hóa đơn đã lập, giao cho người mua và đã kê khai thuế: Khi hóa đơn có sai sót đã được hai bên kê khai thuế, người bán và người mua không được thu hồi hóa đơn. Thay vào đó, hai bên phải lập biên bản hoặc có thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót. Đồng thời, người bán phải lập hóa đơn điều chỉnh sai sót.

Quy định về lập hóa đơn điều chỉnh

Đối với trường hợp phải lập hóa đơn điều chỉnh, doanh nghiệp cần lưu ý các nguyên tắc cốt lõi sau:

• Hóa đơn điều chỉnh phải ghi rõ nội dung điều chỉnh như: điều chỉnh tăng/giảm số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn số..., ký hiệu... ngày... tháng... năm...
• Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-). Mọi nội dung điều chỉnh giảm phải được thể hiện rõ ràng bằng chữ và số dương kèm theo ghi chú điều chỉnh giảm cụ thể.
• Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh, cả người bán và người mua thực hiện kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào theo quy định pháp luật về quản lý thuế hiện hành.

Xử lý sai sót không ảnh hưởng đến số thuế phải nộp

Đối với các sai sót chỉ liên quan đến tên, địa chỉ của người mua nhưng ghi đúng mã số thuế của người mua:

• Các bên chỉ cần lập biên bản điều chỉnh hóa đơn mà không cần phải lập hóa đơn điều chỉnh.
• Biên bản điều chỉnh phải có chữ ký, đóng dấu xác nhận của cả hai bên đại diện pháp luật của người bán và người mua để làm cơ sở giải trình với cơ quan thuế khi thanh tra, kiểm tra.

Ý nghĩa và lưu ý thực thi cho doanh nghiệp

Công văn 42338/CT-HTr giúp doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình kế toán, tránh các rủi ro pháp lý liên quan đến việc sử dụng hóa đơn không hợp pháp hoặc kê khai sai lệch doanh thu, chi phí. Doanh nghiệp cần lưu trữ đầy đủ các biên bản điều chỉnh, biên bản thu hồi kèm theo các hóa đơn gốc và hóa đơn điều chỉnh để chứng minh tính hợp pháp của các giao dịch khi cơ quan thuế thực hiện quyết toán thuế.