Giới thiệu về Công văn 391/TCT-CS năm 2015

Công văn 391/TCT-CS do Tổng cục Thuế ban hành năm 2015 là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ thuế quan trọng liên quan đến việc khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) đối với các hóa đơn mua dầu. Văn bản này giải quyết các vướng mắc thực tế của doanh nghiệp trong quá trình hạch toán, kê khai thuế GTGT đầu vào đối với mặt hàng xăng dầu phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh, đặc biệt là trong lĩnh vực vận tải, xây dựng và vận hành máy móc thiết bị.

Các điều kiện chung về khấu trừ thuế GTGT đối với hóa đơn mua dầu

Theo quy định của pháp luật thuế GTGT hiện hành và hướng dẫn tại Công văn 391/TCT-CS, để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với hóa đơn mua dầu, doanh nghiệp phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện cơ bản sau:

• Có hóa đơn GTGT hợp pháp của dịch vụ mua dầu hoặc chứng từ nộp thuế GTGT khâu nhập khẩu theo đúng quy định của pháp luật.
• Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với các hóa đơn mua dầu có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT). Trường hợp mua dầu nhiều lần trong ngày của cùng một nhà cung cấp mà tổng giá trị vượt quá 20 triệu đồng thì cũng phải có chứng từ thanh toán qua ngân hàng.
• Hóa đơn mua dầu phải phục vụ trực tiếp cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT của doanh nghiệp.

Nguyên tắc xử lý đối với các hóa đơn mua dầu có sai sót hoặc đặc thù

Công văn 391/TCT-CS đưa ra các hướng dẫn cụ thể nhằm tháo gỡ khó khăn cho doanh nghiệp khi gặp phải các trường hợp hóa đơn mua dầu có đặc thù riêng biệt:

• Đối với hóa đơn mua dầu phục vụ hoạt động vận tải: Doanh nghiệp cần xuất trình được các tài liệu chứng minh lượng dầu tiêu hao phù hợp với định mức kỹ thuật, lịch trình di chuyển của phương tiện (như lịch trình xe chạy, lệnh điều động xe, hợp đồng vận chuyển) để làm căn cứ giải trình tính hợp lý của lượng dầu ghi trên hóa đơn.
• Xử lý sai sót thông tin trên hóa đơn: Trường hợp hóa đơn mua dầu có sai sót nhỏ về tên, địa chỉ của người mua nhưng mã số thuế của doanh nghiệp mua hàng vẫn chính xác và các bên đã thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thanh toán, giao nhận hàng hóa thì doanh nghiệp vẫn được xem xét khấu trừ thuế GTGT đầu vào, kèm theo biên bản điều chỉnh hóa đơn giữa hai bên.
• Chứng từ thanh toán qua ngân hàng: Việc thanh toán qua ngân hàng phải được thực hiện từ tài khoản của bên mua sang tài khoản của bên bán đã đăng ký với cơ quan thuế. Các hình thức thanh toán bằng thẻ tín dụng doanh nghiệp hoặc thẻ thanh toán của cá nhân được ủy quyền cũng phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về ủy quyền và thanh toán của doanh nghiệp.

Ý nghĩa pháp lý và lưu ý cho doanh nghiệp

Công văn 391/TCT-CS giúp làm rõ các tiêu chí xác định tính hợp lệ của hóa đơn mua dầu, giảm thiểu rủi ro bị xuất toán thuế GTGT đầu vào và chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Doanh nghiệp cần lưu ý:

• Thường xuyên kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của hóa đơn mua dầu từ các đại lý, cây xăng để tránh hóa đơn của các doanh nghiệp bỏ trốn hoặc ngừng hoạt động.
• Xây dựng định mức tiêu hao nhiên liệu rõ ràng cho từng loại phương tiện, máy móc thiết bị sử dụng dầu để làm cơ sở giải trình vững chắc trước cơ quan thuế khi thanh tra, kiểm tra.
• Lưu trữ đầy đủ hồ sơ kèm theo hóa đơn như hợp đồng mua bán xăng dầu, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.