Tóm tắt Công văn 3970/CT-TTHT năm 2017 về xử lý thu hồi hóa đơn đã lập

Công văn 3970/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hồ Chí Minh ban hành nhằm hướng dẫn các doanh nghiệp và tổ chức kinh doanh về thủ tục, nguyên tắc xử lý đối với các trường hợp thu hồi hóa đơn đã lập nhưng phát hiện sai sót hoặc hủy bỏ giao dịch. Đây là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng giúp người nộp thuế thực hiện đúng quy định pháp luật về hóa đơn, tránh các rủi ro pháp lý và xử phạt hành chính thuế.

Các trường hợp áp dụng thu hồi hóa đơn đã lập

• Hủy bỏ giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ: Trường hợp người bán đã lập hóa đơn, giao cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa hoặc chưa cung ứng dịch vụ, hoặc hai bên đã giao nhận nhưng phát hiện hàng hóa không đúng quy cách, chất lượng dẫn đến việc hủy bỏ toàn bộ giao dịch.
• Hóa đơn lập sai thông tin nhưng chưa kê khai thuế: Trường hợp hóa đơn đã được lập và giao cho người mua nhưng cả hai bên bán và mua đều chưa tiến hành kê khai thuế GTGT đầu ra và đầu vào. Nếu phát hiện sai sót về tên, địa chỉ, mã số thuế, đơn giá, thành tiền hoặc thuế suất, hai bên thực hiện thủ tục thu hồi hóa đơn cũ để lập hóa đơn mới thay thế.

Quy trình và thủ tục thu hồi hóa đơn theo hướng dẫn

• Lập biên bản thu hồi hóa đơn: Hai bên mua và bán phải lập biên bản thu hồi hóa đơn đã lập sai hoặc hóa đơn của giao dịch bị hủy. Biên bản này phải thể hiện rõ lý do thu hồi, số hóa đơn, ký hiệu, ngày tháng lập hóa đơn bị thu hồi, và cam kết của hai bên. Biên bản phải có chữ ký, đóng dấu xác nhận của đại diện pháp luật hai bên.
• Thu hồi và lưu trữ hóa đơn: Người bán thực hiện thu hồi lại các liên của hóa đơn đã lập sai (đặc biệt là Liên 2 giao cho khách hàng). Người bán phải gạch chéo các liên của hóa đơn thu hồi và lưu giữ hóa đơn này tại doanh nghiệp để phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra thuế sau này.
• Lập hóa đơn mới thay thế: Sau khi đã hoàn tất thủ tục thu hồi và lập biên bản, người bán tiến hành lập hóa đơn mới theo đúng quy định pháp luật. Trên hóa đơn mới phải ghi rõ nội dung thay thế cho hóa đơn số, ký hiệu, ngày tháng năm của hóa đơn cũ.

Một số lưu ý quan trọng đối với người nộp thuế

• Trường hợp đã kê khai thuế: Nếu hóa đơn đã lập có sai sót nhưng một trong hai bên hoặc cả hai bên đã thực hiện kê khai thuế GTGT, các bên không được áp dụng thủ tục thu hồi hóa đơn. Thay vào đó, hai bên phải lập biên bản điều chỉnh và người bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót theo quy định.
• Trách nhiệm bảo quản hồ sơ: Biên bản thu hồi hóa đơn và hóa đơn đã thu hồi (đã gạch chéo) là chứng từ pháp lý bắt buộc phải lưu trữ cùng với sổ sách kế toán. Việc thiếu biên bản thu hồi khi cơ quan thuế kiểm tra có thể dẫn đến việc bị xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn.