Công văn 4038/TCT-CS do Tổng cục Thuế ban hành năm 2018 là văn bản hướng dẫn quan trọng giải đáp các vướng mắc liên quan đến hóa đơn điện tử, đặc biệt là việc xử lý trường hợp ngày lập hóa đơn điện tử khác với ngày ký số trên hóa đơn. Đây là nội dung thiết thực giúp doanh nghiệp tháo gỡ khó khăn trong quá trình khai thuế và hạch toán chi phí.

Quy định về thời điểm lập hóa đơn điện tử

Theo hướng dẫn tại Công văn 4038/TCT-CS và các văn bản pháp luật liên quan về hóa đơn (như Nghị định 51/2010/NĐ-CP, Thông tư 39/2014/TT-BTC và Thông tư 32/2011/TT-BTC), thời điểm lập hóa đơn điện tử được xác định như sau:

• Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
• Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với cung ứng dịch vụ là ngày hoàn thành việc cung ứng dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp doanh nghiệp cung ứng dịch vụ thực hiện thu tiền trước hoặc trong khi cung ứng dịch vụ thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền.

Xử lý trường hợp ngày lập hóa đơn khác ngày ký số

Tổng cục Thuế đã đưa ra hướng dẫn cụ thể đối với trường hợp hóa đơn điện tử có ngày lập và ngày ký số không trùng nhau:

• Về phía người bán: Doanh nghiệp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ phải thực hiện khai thuế giá trị gia tăng (GTGT) đầu ra tại kỳ tính thuế phù hợp với ngày lập hóa đơn điện tử. Việc xác định nghĩa vụ thuế đầu ra không phụ thuộc vào ngày ký số của hóa đơn.
• Về phía người mua: Doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ được căn cứ vào hóa đơn điện tử có ngày lập và ngày ký số khác nhau để kê khai, khấu trừ thuế GTGT đầu vào và tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Điều kiện áp dụng là hóa đơn đó phải đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ, phản ánh đúng giao dịch thực tế phát sinh và có đầy đủ chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (nếu có) theo quy định.

Ý nghĩa và lưu ý đối với doanh nghiệp khi áp dụng

Hướng dẫn tại Công văn 4038/TCT-CS mang lại sự chủ động và giảm thiểu rủi ro pháp lý cho các doanh nghiệp trong giai đoạn áp dụng hóa đơn điện tử:

• Giúp làm rõ nguyên tắc ghi nhận doanh thu và chi phí dựa trên bản chất giao dịch kinh tế phát sinh, tránh việc bị cơ quan thuế xuất toán chi phí hoặc phạt chậm nộp thuế do sự lệch pha về mặt công nghệ (thời điểm ký số chậm hơn thời điểm lập hóa đơn).
• Doanh nghiệp cần lưu ý kiểm tra tính đồng bộ của hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử để hạn chế tối đa việc lệch ngày giữa ngày lập và ngày ký số, nhằm đảm bảo tính minh bạch và dễ dàng trong công tác đối chiếu số liệu khi quyết toán thuế.
• Các bên tham gia giao dịch cần lưu trữ đầy đủ hồ sơ, hợp đồng, biên bản bàn giao hàng hóa hoặc nghiệm thu dịch vụ để chứng minh tính xác thực của thời điểm lập hóa đơn khi có yêu cầu thanh tra, kiểm tra từ cơ quan thuế.