Tóm tắt Công văn 4238/CT-TTHT năm 2014 về hóa đơn, chứng từ

Công văn 4238/CT-TTHT do Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh ban hành năm 2014 là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ thuế quan trọng liên quan đến việc quản lý, sử dụng hóa đơn và chứng từ đối với các doanh nghiệp và tổ chức hoạt động trên địa bàn. Văn bản này tập trung giải quyết các vướng mắc thực tế của người nộp thuế về tính hợp pháp, hợp lệ của hóa đơn, chứng từ trong các giao dịch kinh doanh đặc thù.

1. Nguyên tắc sử dụng hóa đơn, chứng từ hợp lệ

• Doanh nghiệp phải sử dụng hóa đơn theo đúng quy định của pháp luật về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ tại thời điểm phát sinh giao dịch.
• Hóa đơn phải phản ánh đúng bản chất giao dịch kinh tế thực tế, ghi đầy đủ các chỉ tiêu bắt buộc như thông tin người bán, người mua, tên hàng hóa dịch vụ, đơn giá, thành tiền, thuế suất và tiền thuế.
• Các trường hợp hóa đơn bị tẩy xóa, sửa chữa hoặc không đầy đủ thông tin bắt buộc đều bị coi là hóa đơn không hợp lệ và không được sử dụng để kê khai thuế.

2. Hướng dẫn xử lý chứng từ đối với các khoản chi hộ, trả hộ

• Trường hợp doanh nghiệp thực hiện chi hộ các khoản chi phí cho đơn vị khác: Nếu hóa đơn, chứng từ của nhà cung cấp mang tên đơn vị được chi hộ, doanh nghiệp chi hộ chỉ cần lập chứng từ thu, chi nội bộ để thanh toán lại tiền, không phải lập hóa đơn GTGT.
• Trường hợp hóa đơn của nhà cung cấp mang tên doanh nghiệp chi hộ: Khi thu lại tiền từ đơn vị được chi hộ, doanh nghiệp phải lập hóa đơn GTGT đầu ra để bàn giao lại, làm cơ sở cho đơn vị được chi hộ kê khai, khấu trừ thuế đầu vào theo quy định.

3. Điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào và tính vào chi phí được trừ

• Doanh nghiệp chỉ được khấu trừ thuế GTGT đầu vào và tính vào chi phí hợp lý khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN khi có hóa đơn GTGT hợp pháp hoặc chứng từ nộp thuế GTGT khâu nhập khẩu.
• Đối với các hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT), doanh nghiệp bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để đủ điều kiện khấu trừ và tính chi phí được trừ.

4. Trách nhiệm của người nộp thuế trong quản lý hóa đơn

• Doanh nghiệp có trách nhiệm tự kiểm tra, đối chiếu tính hợp pháp của hóa đơn mua vào, chủ động phát hiện và xử lý các trường hợp hóa đơn của doanh nghiệp bỏ trốn, ngừng hoạt động hoặc hóa đơn bất hợp pháp.
• Thực hiện lưu trữ, bảo quản hóa đơn, chứng từ kế toán đầy đủ, an toàn theo đúng thời hạn quy định của Luật Kế toán và Luật Quản lý thuế để phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra thuế khi có yêu cầu.