Tóm tắt Công văn 6723/CT-TTHT năm 2016 về chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp

Công văn 6723/CT-TTHT do Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh ban hành là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ thuế quan trọng, giải đáp các vướng mắc của doanh nghiệp liên quan đến việc xác định các khoản chi phí được trừ và không được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Đây là cơ sở pháp lý thực tiễn giúp các doanh nghiệp thực hiện đúng nghĩa vụ thuế và tối ưu hóa chi phí hoạt động một cách hợp pháp.

Các điều kiện cơ bản để chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN

Theo hướng dẫn chung và các quy định pháp luật thuế liên quan, để một khoản chi của doanh nghiệp được ghi nhận là chi phí được trừ khi tính thuế TNDN, khoản chi đó phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện tiên quyết sau:

• Tính liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh: Khoản chi thực tế phát sinh phải trực tiếp hoặc gián tiếp phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Các khoản chi cho mục đích cá nhân hoặc không liên quan đến hoạt động tạo ra doanh thu của doanh nghiệp sẽ không được chấp nhận.
• Tính hợp pháp của hóa đơn, chứng từ: Khoản chi phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật. Đối với các khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ từ các hộ, cá nhân kinh doanh không có hóa đơn thì phải có bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ kèm theo chứng từ thanh toán thực tế.
• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt: Đối với các hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế giá trị gia tăng), doanh nghiệp bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Việc thanh toán bằng tiền mặt đối với các hóa đơn này sẽ dẫn đến việc khoản chi bị loại khỏi chi phí được trừ khi quyết toán thuế TNDN.

Nguyên tắc xác định và phân loại các khoản chi phí

Doanh nghiệp cần lưu ý các nguyên tắc phân loại chi phí để tránh rủi ro bị truy thu thuế khi cơ quan thuế tiến hành thanh tra, kiểm tra:

• Chi phí tiền lương, tiền công và các khoản trích theo lương: Phải được quy định cụ thể về điều kiện hưởng và mức hưởng tại một trong các hồ sơ sau: Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quyết định theo quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty.
• Chi phí khấu hao tài sản cố định: Tài sản cố định phải thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, được sử dụng vào hoạt động sản xuất kinh doanh và được trích khấu hao theo đúng khung thời gian quy định của Bộ Tài chính.
• Các khoản chi phúc lợi trực tiếp cho người lao động: Các khoản chi như chi đám hiếu, hỷ của bản thân và gia đình người lao động; chi nghỉ mát, chi hỗ trợ điều trị; chi hỗ trợ bổ sung kiến thức học tập tại cơ sở đào tạo; chi hỗ trợ gia đình người lao động bị ảnh hưởng bởi thiên tai, địch họa, tai nạn, ốm đau... được tính vào chi phí được trừ nếu tổng số chi không quá 01 tháng lương thực tế thực hiện trong năm tính thuế của doanh nghiệp.

Ý nghĩa thực tiễn của văn bản đối với doanh nghiệp

Công văn 6723/CT-TTHT đóng vai trò là cẩm nang hướng dẫn thực hành cho bộ phận kế toán và ban điều hành doanh nghiệp trong việc:

• Rà soát lại toàn bộ hệ thống chứng từ, hóa đơn của doanh nghiệp nhằm đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp trước khi thực hiện quyết toán thuế TNDN năm.
• Chủ động phân loại và loại biên các khoản chi phí không đủ điều kiện khấu trừ để tự giác kê khai điều chỉnh tăng thu nhập chịu thuế, giảm thiểu tối đa rủi ro bị phạt chậm nộp và phạt vi phạm hành chính về thuế.
• Xây dựng quy chế tài chính, quy chế chi tiêu nội bộ chặt chẽ, tạo cơ sở pháp lý vững chắc cho các khoản chi nội bộ của doanh nghiệp được cơ quan thuế chấp thuận là chi phí hợp lý.