Giới thiệu về Công văn 8954/CT-TTHT năm 2014

Công văn 8954/CT-TTHT do Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh ban hành năm 2014 là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng liên quan đến việc lập hóa đơn, chứng từ đối với các khoản thu hộ và chi hộ. Đây là các giao dịch phát sinh phổ biến trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp nhưng thường dễ gây nhầm lẫn trong quá trình hạch toán kế toán và kê khai thuế GTGT.

1. Quy định về hóa đơn, chứng từ đối với nghiệp vụ chi hộ

Nghiệp vụ chi hộ được phân loại dựa trên đối tượng đứng tên trên hóa đơn, chứng từ đầu vào để xác định nghĩa vụ thuế và cách thức lập chứng từ thanh toán:

• Trường hợp hóa đơn mang tên khách hàng (bên nhờ chi hộ): Khi doanh nghiệp thực hiện chi hộ các khoản chi phí mà nhà cung cấp dịch vụ xuất hóa đơn ghi rõ tên, địa chỉ, mã số thuế của khách hàng (bên nhờ chi hộ), doanh nghiệp chi hộ chỉ đóng vai trò là bên thanh toán trung gian. Khi nhận lại tiền chi hộ từ khách hàng, doanh nghiệp không phải lập hóa đơn GTGT mà chỉ lập chứng từ thu tiền (phiếu thu). Doanh nghiệp bàn giao hóa đơn gốc của nhà cung cấp cho khách hàng để họ làm căn cứ kê khai thuế và tính vào chi phí được trừ.
• Trường hợp hóa đơn mang tên doanh nghiệp chi hộ: Nếu các khoản chi hộ có hóa đơn, chứng từ mang tên, địa chỉ, mã số thuế của chính doanh nghiệp chi hộ, thì khi thu lại tiền từ khách hàng, doanh nghiệp bắt buộc phải lập hóa đơn GTGT. Thuế suất thuế GTGT trên hóa đơn này phải tương ứng với thuế suất của hàng hóa, dịch vụ chi hộ đó. Doanh nghiệp thực hiện kê khai thuế GTGT đầu vào và đầu ra theo quy định.

2. Quy định về hóa đơn, chứng từ đối với nghiệp vụ thu hộ

Đối với các khoản thu hộ phát sinh từ hợp đồng ký kết giữa các bên, việc lập hóa đơn và chứng từ được thực hiện như sau:

• Nghĩa vụ lập hóa đơn của bên nhờ thu hộ: Khi hàng hóa, dịch vụ được cung cấp cho khách hàng, bên sở hữu hàng hóa, dịch vụ (bên nhờ thu hộ) phải có trách nhiệm lập hóa đơn GTGT giao cho khách hàng theo đúng quy định pháp luật.
• Chứng từ đối với bên thu hộ: Doanh nghiệp nhận thu hộ khi thu tiền từ khách hàng và chuyển trả lại cho bên nhờ thu hộ sẽ sử dụng các chứng từ thu, chi, phiếu chuyển tiền mà không phải lập hóa đơn GTGT cho khoản tiền thu hộ này.
• Phần phí dịch vụ thu hộ (nếu có): Trường hợp doanh nghiệp nhận thu hộ được hưởng một khoản phí dịch vụ (phí thu hộ), doanh nghiệp phải lập hóa đơn GTGT đối với khoản phí dịch vụ này với thuế suất thuế GTGT theo quy định đối với dịch vụ đại lý, hỗ trợ thanh toán.

3. Nguyên tắc hạch toán kế toán và kê khai thuế liên quan

Để đảm bảo tính hợp pháp và tránh rủi ro bị truy thu thuế khi cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra, doanh nghiệp cần tuân thủ các nguyên tắc sau:

• Không ghi nhận doanh thu, chi phí: Các khoản thu hộ, chi hộ thuần túy (hóa đơn mang tên khách hàng) không được ghi nhận vào doanh thu hay chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thực hiện thu hộ, chi hộ.
• Theo dõi riêng biệt: Doanh nghiệp phải mở sổ kế toán chi tiết để theo dõi riêng các khoản thu hộ, chi hộ cho từng khách hàng, đối tác, tránh lẫn lộn với dòng tiền hoạt động của chính doanh nghiệp.
• Khấu trừ thuế GTGT đầu vào: Doanh nghiệp chi hộ không được kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với các hóa đơn mang tên khách hàng. Quyền khấu trừ thuế này thuộc về khách hàng (bên nhờ chi hộ) nếu đáp ứng đủ điều kiện về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định.