Tổng quan về Công văn 9039/CT-TTHT năm 2014

Công văn 9039/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hồ Chí Minh ban hành hướng dẫn về các khoản chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) đối với hoạt động quản lý, sử dụng và trích khấu hao tài sản cố định (TSCĐ). Văn bản này căn cứ vào các quy định tại Thông tư số 45/2013/TT-BTC của Bộ Tài chính hướng dẫn chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao tài sản cố định và các văn bản pháp luật về thuế TNDN hiện hành tại thời điểm ban hành.

Các điều kiện để chi phí khấu hao tài sản cố định được tính vào chi phí được trừ

Để chi phí trích khấu hao tài sản cố định được ghi nhận là chi phí hợp lý, hợp lệ khi tính thuế TNDN, doanh nghiệp phải đáp ứng đầy đủ các nguyên tắc và điều kiện cốt lõi sau:

• Tài sản sử dụng cho hoạt động sản xuất kinh doanh: Tài sản cố định phải thực tế tham gia vào quá trình hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Các tài sản phục vụ cho mục đích phúc lợi, không liên quan trực tiếp đến hoạt động tạo ra doanh thu (trừ một số trường hợp đặc biệt được pháp luật cho phép) sẽ không được tính khấu hao vào chi phí được trừ.
• Đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp: Doanh nghiệp phải có đầy đủ hồ sơ chứng minh quyền sở hữu hợp pháp đối với tài sản cố định, bao gồm hóa đơn mua tài sản, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (đối với các hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên), biên bản bàn giao, và các giấy tờ đăng ký quyền sở hữu (nếu có).
• Hạch toán kế toán đúng quy định: Tài sản cố định phải được theo dõi, quản lý và hạch toán trên sổ sách kế toán của doanh nghiệp theo đúng chế độ kế toán hiện hành và hướng dẫn tại Thông tư số 45/2013/TT-BTC.
• Đăng ký phương pháp trích khấu hao: Doanh nghiệp phải thực hiện đăng ký phương pháp trích khấu hao tài sản cố định với cơ quan thuế quản lý trực tiếp trước khi bắt đầu thực hiện trích khấu hao.

Quy định về mức trích khấu hao và khung thời gian trích khấu hao

Việc xác định thời gian và mức trích khấu hao phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật để tránh bị loại chi phí khi quyết toán thuế TNDN:

• Tuân thủ khung thời gian quy định: Doanh nghiệp phải áp dụng khung thời gian trích khấu hao tài sản cố định theo đúng quy định tại Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư số 45/2013/TT-BTC. Trường hợp doanh nghiệp muốn trích khấu hao nhanh hoặc thay đổi thời gian khấu hao khác với khung quy định thì phải đáp ứng các điều kiện cụ thể và thực hiện báo cáo, giải trình với cơ quan tài chính, cơ quan thuế có thẩm quyền.
• Giới hạn mức khấu hao đối với một số tài sản đặc thù: Đối với một số loại tài sản cố định như ô tô chở người từ 9 chỗ ngồi trở xuống (trừ ô tô dùng cho kinh doanh vận tải hành khách, du lịch, khách sạn), phần giá trị vượt trên 1,6 tỷ đồng sẽ không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.

Xử lý các trường hợp đặc biệt liên quan đến khấu hao tài sản cố định

Công văn cũng làm rõ cách thức xử lý chi phí khấu hao trong một số trường hợp cụ thể phát sinh trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp:

• Tài sản cố định tạm dừng hoạt động: Trường hợp tài sản cố định tạm dừng do sửa chữa định kỳ, di dời địa điểm hoặc do tính chất mùa vụ của hoạt động sản xuất kinh doanh (dưới 9 tháng đối với tài sản tạm dừng để sửa chữa, bảo dưỡng và dưới 12 tháng đối với tài sản tạm dừng do sản xuất theo mùa vụ), nếu tài sản đó tiếp tục được đưa vào sử dụng cho hoạt động sản xuất kinh doanh thì chi phí khấu hao trong thời gian tạm dừng vẫn được tính vào chi phí được trừ.
• Tài sản cố định đã khấu hao hết giá trị: Đối với những tài sản cố định đã trích khấu hao hết giá trị nhưng vẫn tiếp tục được sử dụng vào hoạt động sản xuất kinh doanh thì doanh nghiệp không được tiếp tục trích khấu hao vào chi phí được trừ.
• Tài sản nhận điều chuyển, bàn giao: Khi nhận điều chuyển tài sản cố định giữa các đơn vị thành viên hoặc từ tổng công ty xuống đơn vị cấp dưới, doanh nghiệp phải có quyết định điều chuyển, biên bản giao nhận tài sản và hồ sơ nguồn gốc tài sản để làm căn cứ trích khấu hao hợp lệ.

Khuyến nghị dành cho doanh nghiệp

Doanh nghiệp cần chủ động rà soát lại toàn bộ danh mục tài sản cố định đang thực hiện trích khấu hao tại đơn vị. Đảm bảo rằng mọi tài sản đều có đầy đủ hồ sơ pháp lý, phương pháp khấu hao đã được đăng ký đúng hạn với cơ quan thuế và mức trích khấu hao nằm trong khung quy định của Thông tư 45/2013/TT-BTC để tối ưu hóa chi phí thuế TNDN một cách hợp pháp và an toàn.