Công văn 9631/TCHQ-TXNK năm 2016 do Tổng cục Hải quan ban hành là văn bản hướng dẫn quan trọng về chính sách thuế và xác định trị giá hải quan đối với khoản phí dịch vụ thu mua tập trung (buying commission). Đây là khoản phí phát sinh khá phổ biến trong hoạt động thương mại quốc tế khi doanh nghiệp nhập khẩu sử dụng dịch vụ của bên thứ ba để tìm kiếm, giao dịch và thu mua hàng hóa.

Phí dịch vụ thu mua tập trung về bản chất là khoản phí mà người mua (nhà nhập khẩu) trả cho đại lý đại diện của mình (đại lý mua hàng) để thực hiện các công việc liên quan đến việc tìm kiếm nguồn hàng, đàm phán và thực hiện các thủ tục thu mua hàng hóa nhập khẩu. Khoản phí này cần được phân biệt rõ ràng với phí môi giới bán hàng hoặc các khoản phí dịch vụ khác liên quan trực tiếp đến việc bán hàng của nhà sản xuất hoặc nhà xuất khẩu.

• Nguyên tắc loại trừ: Theo quy định pháp luật về trị giá hải quan, phí mua hàng (buying commission) là khoản phí không phải cộng vào trị giá tính thuế của hàng hóa nhập khẩu, với điều kiện khoản phí này được tách biệt rõ ràng với giá thực tế đã thanh toán hay sẽ phải thanh toán cho hàng hóa.
• Phân biệt với phí môi giới bán hàng: Khác với phí mua hàng, các khoản phí môi giới bán hàng (selling commission) do người mua trả cho đại lý bán hàng của người xuất khẩu bắt buộc phải cộng vào trị giá tính thuế hải quan nếu chưa được bao gồm trong giá mua hàng hóa.
• Chứng từ chứng minh: Để được loại trừ khoản phí dịch vụ thu mua tập trung ra khỏi trị giá tính thuế, doanh nghiệp nhập khẩu phải cung cấp đầy đủ chứng từ hợp pháp như hợp đồng dịch vụ thu mua, hóa đơn phí dịch vụ, chứng từ thanh toán riêng biệt cho đại lý mua hàng.

• Thuế nhà thầu nước ngoài (FCT): Trường hợp dịch vụ thu mua tập trung được thực hiện bởi một tổ chức, cá nhân nước ngoài không có cơ sở thường trú tại Việt Nam, doanh nghiệp cần xác định nghĩa vụ thuế nhà thầu. Nếu dịch vụ được thực hiện hoàn toàn ngoài lãnh thổ Việt Nam, khoản phí này có thể không thuộc đối tượng chịu thuế nhà thầu. Ngược lại, nếu có hoạt động tiêu dùng hoặc thực hiện tại Việt Nam, doanh nghiệp phải khấu trừ và nộp thuế nhà thầu (gồm thuế thu nhập doanh nghiệp và thuế giá trị gia tăng) trước khi chuyển tiền thanh toán.
• Thuế giá trị gia tăng (GTGT) đầu vào: Đối với các khoản phí dịch vụ thu mua phát sinh trong nước hoặc thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tại Việt Nam, doanh nghiệp được kê khai, khấu trừ thuế GTGT đầu vào nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện về hóa đơn GTGT hợp pháp và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định.

• Rà soát hợp đồng: Doanh nghiệp cần rà soát kỹ lưỡng các điều khoản trong hợp đồng dịch vụ thu mua tập trung, đảm bảo thể hiện rõ vai trò của bên nhận dịch vụ là đại lý mua hàng của người nhập khẩu, không liên quan đến người xuất khẩu.
• Tách biệt hóa đơn: Yêu cầu bên cung cấp dịch vụ xuất hóa đơn riêng biệt cho khoản phí dịch vụ thu mua, tránh gộp chung vào hóa đơn thương mại mua bán hàng hóa để thuận tiện cho việc giải trình với cơ quan hải quan khi thông quan.
• Lưu trữ hồ sơ: Chuẩn bị sẵn sàng hồ sơ chứng minh bản chất giao dịch bao gồm: Hợp đồng đại lý mua hàng, chứng từ thanh toán phí dịch vụ, chứng từ thanh toán tiền hàng để xuất trình khi cơ quan hải quan thực hiện kiểm tra sau thông quan.