Tổng quan về Công văn 99/CT-TTHT năm 2014 về chi phí được trừ

Công văn 99/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hồ Chí Minh ban hành là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ thuế quan trọng, giải quyết các vướng mắc của doanh nghiệp liên quan đến việc xác định các khoản chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Trọng tâm của văn bản hướng dẫn sâu về điều kiện ghi nhận chi phí hợp lý đối với các khoản chi trả cho chuyên gia nước ngoài sang làm việc tại Việt Nam.

Nguyên tắc chung xác định chi phí được trừ khi tính thuế TNDN

Theo quy định pháp luật về thuế TNDN được áp dụng trong hướng dẫn của Công văn, để một khoản chi phí của doanh nghiệp được coi là chi phí hợp lý và được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế, doanh nghiệp phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện tiên quyết sau:

• Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật (bao gồm hóa đơn giá trị gia tăng hoặc hóa đơn bán hàng, chứng từ thanh toán).
• Đối với các hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT), doanh nghiệp bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để chứng minh giao dịch thực tế.

Quy định chi tiết về chi phí cho chuyên gia nước ngoài làm việc tại Việt Nam

Công văn 99/CT-TTHT làm rõ phương án xử lý thuế đối với các khoản chi phí phát sinh liên quan đến nhân sự nước ngoài (như tiền vé máy bay, tiền thuê nhà, chi phí đi lại) do doanh nghiệp Việt Nam chi trả. Các nội dung cốt lõi bao gồm:

• Điều kiện ghi nhận chi phí được trừ: Trường hợp doanh nghiệp Việt Nam ký hợp đồng dịch vụ hoặc hợp đồng hợp tác với đối tác nước ngoài (hoặc quyết định điều động của tập đoàn mẹ), trong đó có thỏa thuận rõ ràng về việc doanh nghiệp Việt Nam chịu trách nhiệm chi trả các khoản chi phí lưu trú, tiền thuê nhà, vé máy bay khứ hồi cho các chuyên gia nước ngoài sang làm việc tại Việt Nam, thì các khoản chi này được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.
• Yêu cầu về hồ sơ, chứng từ chứng minh: Doanh nghiệp phải cung cấp đầy đủ hợp đồng dịch vụ ký với phía nước ngoài (trong đó thể hiện rõ điều khoản doanh nghiệp Việt Nam chịu các chi phí phát sinh cho chuyên gia), quyết định cử đi công tác, danh sách chuyên gia, cùng các hóa đơn, chứng từ thanh toán hợp pháp mang tên, mã số thuế của doanh nghiệp Việt Nam (như hóa đơn tiền thuê nhà, cuống vé máy bay kèm chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt nếu trên 20 triệu đồng).
• Các trường hợp không được trừ: Doanh nghiệp sẽ không được tính vào chi phí hợp lý nếu các khoản chi phí cho chuyên gia nước ngoài không được quy định cụ thể trong hợp đồng thương mại giữa hai bên, hoặc thiếu các chứng từ thanh toán, hóa đơn hợp pháp theo quy định của Luật Thuế TNDN.

Mối liên hệ với nghĩa vụ Thuế thu nhập cá nhân (TNCN)

Bên cạnh việc xác định chi phí được trừ cho doanh nghiệp, Công văn cũng lưu ý về nghĩa vụ thuế TNCN đối với các khoản lợi ích bằng tiền hoặc không bằng tiền mà chuyên gia nước ngoài được hưởng:

• Chi phí tiền thuê nhà: Khoản tiền thuê nhà do doanh nghiệp chi trả thay cho chuyên gia nước ngoài được tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của cá nhân đó theo số thực tế chi trả thay, nhưng khống chế tối đa không vượt quá 15% tổng thu nhập chịu thuế (chưa bao gồm tiền thuê nhà) phát sinh tại đơn vị.
• Chi phí vé máy bay: Khoản chi phí vé máy bay khứ hồi về nước một lần trong năm của người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động. Nếu doanh nghiệp chi trả nhiều hơn một chuyến khứ hồi trong năm, các chuyến tiếp theo phải được cộng vào thu nhập chịu thuế TNCN của cá nhân đó.