Công văn số 2624 TCT/NV2 được ban hành ngày 12/07/2002 bởi Tổng cục Thuế - Bộ Tài chính nhằm hướng dẫn các đơn vị, doanh nghiệp thực hiện đúng quy định về việc xuất hóa đơn và hạch toán chi phí đối với dịch vụ điện, nước trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, đặc biệt là trong trường hợp thuê địa điểm, văn phòng làm việc.

- Quy định về việc xuất hóa đơn đối với chi phí điện, nước khi thuê tài sản

Văn bản hướng dẫn chi tiết cách xử lý hóa đơn đối với các trường hợp bên thuê trực tiếp hoặc gián tiếp thanh toán chi phí điện, nước cho bên cho thuê:

• Trường hợp bên cho thuê là doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh: Khi bên cho thuê đứng tên trên hóa đơn dịch vụ điện, nước của nhà cung cấp, sau đó thu lại tiền từ bên thuê thì bên cho thuê phải lập hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) hoặc hóa đơn bán hàng giao cho bên thuê. Giá trị trên hóa đơn được xác định theo lượng điện, nước thực tế tiêu thụ và đơn giá quy định, kèm theo thuế suất thuế GTGT tương ứng.
• Trường hợp bên cho thuê là cá nhân, hộ gia đình không kinh doanh: Do cá nhân không có chức năng xuất hóa đơn GTGT, bên thuê cần căn cứ vào hợp đồng thuê nhà, hóa đơn tiền điện, nước mang tên chủ nhà kèm theo chứng từ thanh toán thực tế để làm cơ sở tính vào chi phí hợp lý khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp.

- Nguyên tắc khấu trừ thuế GTGT và tính vào chi phí được trừ

Để đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ của các khoản chi phí điện, nước khi quyết toán thuế, doanh nghiệp cần lưu ý các nguyên tắc sau:

• Điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào: Doanh nghiệp chỉ được khấu trừ thuế GTGT đối với các hóa đơn điện, nước mang tên doanh nghiệp. Đối với các hóa đơn mang tên chủ nhà (bên cho thuê là cá nhân), doanh nghiệp không được kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào mà chỉ được tính gộp cả phần thuế GTGT vào chi phí được trừ nếu đáp ứng đủ điều kiện về hồ sơ, chứng từ.
• Hồ sơ chứng minh chi phí hợp lý: Doanh nghiệp phải xuất trình được hợp đồng thuê địa điểm kinh doanh có thỏa thuận rõ ràng về việc bên thuê có trách nhiệm thanh toán chi phí điện, nước trực tiếp cho nhà cung cấp hoặc thanh toán thông qua bên cho thuê.
• Chứng từ thanh toán: Phải có đầy đủ chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với các hóa đơn có giá trị từ mức quy định trở lên, hoặc chứng từ chi tiền hợp lệ đối với các trường hợp thanh toán bằng tiền mặt.

- Trách nhiệm của các bên liên quan trong việc quản lý hóa đơn

• Đối với bên cho thuê: Có nghĩa vụ kê khai, nộp thuế đầy đủ đối với doanh thu từ hoạt động cho thuê và các khoản thu hộ, chi hộ (nếu có) theo đúng quy định của pháp luật về thuế.
• Đối với bên thuê: Có trách nhiệm kiểm tra tính hợp pháp của hóa đơn, chứng từ nhận được từ bên cho thuê; lưu trữ hồ sơ đầy đủ để phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra thuế sau này.