Công văn số 518/TCT-TNCN của Tổng cục Thuế hướng dẫn về chính sách thuế thu nhập cá nhân (TNCN) đối với các khoản thu nhập của tình nguyện viên là nhân viên làm việc tại các Văn phòng (bao gồm Văn phòng đại diện, Văn phòng dự án của các tổ chức quốc tế, tổ chức phi chính phủ tại Việt Nam). Đây là văn bản hướng dẫn quan trọng giúp làm rõ nghĩa vụ thuế đối với các khoản trợ cấp, phụ cấp và thu nhập khác mà tình nguyện viên nhận được trong quá trình hoạt động.

1. Xác định thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân của tình nguyện viên

Theo hướng dẫn của Tổng cục Thuế, các khoản thu nhập mà tình nguyện viên nhận được từ Văn phòng phải được phân loại và xác định nghĩa vụ thuế như sau:

• Các khoản phụ cấp, trợ cấp bằng tiền: Các khoản tiền tiêu vặt (pocket money), trợ cấp sinh hoạt phí, trợ cấp ăn ở, đi lại do Văn phòng chi trả cho tình nguyện viên được tính vào thu nhập chịu thuế từ tiền lương, tiền công của cá nhân đó.
• Các khoản lợi ích bằng hiện vật hoặc chi trả hộ: Trường hợp Văn phòng chi trả hộ các khoản chi phí như tiền vé máy bay khứ hồi, tiền thuê nhà, bảo hiểm y tế hoặc các chi phí sinh hoạt khác cho tình nguyện viên, các khoản này cũng được coi là lợi ích bằng tiền hoặc không bằng tiền và phải cộng vào thu nhập chịu thuế TNCN.
• Trường hợp miễn thuế: Chỉ các khoản phụ cấp, trợ cấp được quy định cụ thể là không tính vào thu nhập chịu thuế theo quy định của Luật Thuế thu nhập cá nhân và các văn bản hướng dẫn thi hành mới được loại trừ. Các khoản hỗ trợ mang tính chất sinh hoạt phí thông thường cho tình nguyện viên không thuộc đối tượng được miễn thuế.

2. Phương pháp khấu trừ thuế thu nhập cá nhân

Việc khấu trừ thuế TNCN đối với thu nhập của tình nguyện viên được thực hiện dựa trên tình trạng cư trú và hình thức hợp đồng giữa tình nguyện viên và Văn phòng:

• Đối với cá nhân cư trú: Nếu tình nguyện viên ký hợp đồng lao động từ ba (03) tháng trở lên, Văn phòng thực hiện khấu trừ thuế theo Biểu thuế lũy tiến từng phần sau khi đã trừ các khoản giảm trừ gia cảnh, bảo hiểm bắt buộc (nếu có). Nếu ký hợp đồng dưới ba (03) tháng hoặc không ký hợp đồng lao động nhưng có tổng mức trả thu nhập từ hai triệu (2.000.000) đồng/lần trở lên, Văn phòng thực hiện khấu trừ thuế theo mức 10% trên thu nhập trước khi chi trả.
• Đối với cá nhân không cư trú: Trường hợp tình nguyện viên là người nước ngoài không đáp ứng điều kiện là cá nhân cư trú tại Việt Nam, Văn phòng thực hiện khấu trừ thuế TNCN theo thuế suất toàn phần là 20% trên tổng thu nhập chịu thuế phát sinh tại Việt Nam.

3. Trách nhiệm của Văn phòng chi trả thu nhập

Văn phòng đại diện hoặc Văn phòng dự án có trách nhiệm thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ sau:

• Khấu trừ thuế: Thực hiện khấu trừ thuế TNCN trước khi chi trả bất kỳ khoản thu nhập nào cho tình nguyện viên theo đúng thuế suất quy định.
• Khai thuế và nộp thuế: Khai trình và nộp số thuế đã khấu trừ vào ngân sách nhà nước theo định kỳ (tháng hoặc quý) và thực hiện quyết toán thuế TNCN thay cho cá nhân có ủy quyền hoặc cấp chứng từ khấu trừ thuế cho tình nguyện viên tự quyết toán.
• Lập và lưu trữ hồ sơ: Lưu trữ đầy đủ chứng từ chi trả, hợp đồng tình nguyện viên, các quyết định cử đi công tác hoặc hỗ trợ để làm căn cứ giải trình khi cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra.