Tổng quan về Công văn 47024/CT-HTr năm 2015

Công văn 47024/CT-HTr do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành hướng dẫn về chính sách thuế đối với các khoản chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Văn bản tập trung làm rõ các quy định liên quan đến chi phí phát sinh cho người lao động nước ngoài, đặc biệt là chi phí tiền thuê nhà và vé máy bay, nhằm giúp doanh nghiệp thực hiện đúng nghĩa vụ thuế và tối ưu hóa chi phí hợp lệ.

- Điều kiện chung để xác định chi phí được trừ khi tính thuế TNDN

Theo quy định của pháp luật thuế TNDN, doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện cốt lõi sau:

• Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
• Khoản chi nếu có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

- Chính sách thuế đối với chi phí tiền thuê nhà cho người lao động nước ngoài

Đối với khoản chi phí tiền thuê nhà do doanh nghiệp chi trả thay cho người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam, công văn hướng dẫn cụ thể như sau:

• Về thuế TNDN: Trường hợp doanh nghiệp ký hợp đồng lao động với người lao động nước ngoài, trong đó có thỏa thuận doanh nghiệp chịu trách nhiệm chi trả tiền thuê nhà cho người lao động, thì khoản chi phí tiền thuê nhà này được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN. Doanh nghiệp phải đảm bảo có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với các hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên.
• Về thuế TNCN: Khoản tiền thuê nhà do đơn vị sử dụng lao động trả thay cho người lao động được tính vào thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân (TNCN) của người lao động theo số thực tế trả thay nhưng không vượt quá 15% tổng thu nhập chịu thuế phát sinh (chưa bao gồm tiền thuê nhà) tại đơn vị.

- Chính sách thuế đối với chi phí vé máy bay cho người lao động nước ngoài

Khoản chi phí mua vé máy bay khứ hồi cho người lao động nước ngoài về nước được xử lý theo các nguyên tắc:

• Về thuế TNDN: Nếu khoản chi này được quy định cụ thể trong hợp đồng lao động hoặc quy chế tài chính của doanh nghiệp về việc hỗ trợ vé máy bay khứ hồi về nước hàng năm cho người lao động nước ngoài, thì doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN. Doanh nghiệp cần xuất trình được vé máy bay, thẻ lên tàu bay (boarding pass) và chứng từ thanh toán phù hợp.
• Về thuế TNCN: Khoản tiền mua vé máy bay khứ hồi do người sử dụng lao động chi trả hộ cho người lao động nước ngoài về phép mỗi năm một lần được miễn thuế TNCN. Nếu phát sinh từ lần thứ hai trở đi trong năm hoặc không đúng đối tượng quy định, khoản chi này phải tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động.

- Yêu cầu nghiêm ngặt về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt

Công văn nhấn mạnh tầm quan trọng của chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với các giao dịch có giá trị lớn nhằm ngăn ngừa rủi ro bị xuất toán chi phí:

• Các khoản chi trả tiền thuê nhà, vé máy bay hoặc các dịch vụ khác có hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên bắt buộc phải thực hiện thanh toán qua ngân hàng (chuyển khoản từ tài khoản của doanh nghiệp sang tài khoản của nhà cung cấp dịch vụ).
• Trường hợp doanh nghiệp thanh toán bằng tiền mặt đối với các hóa đơn này, toàn bộ khoản chi sẽ bị loại khỏi chi phí được trừ khi quyết toán thuế TNDN.

- Khuyến nghị dành cho doanh nghiệp khi áp dụng quy định

Để đảm bảo tính an toàn pháp lý và tránh bị cơ quan thuế loại trừ chi phí khi thanh tra, kiểm tra, doanh nghiệp cần lưu ý:

• Rà soát kỹ lưỡng các điều khoản trong hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể hoặc quy chế tài chính của công ty để đảm bảo các khoản chi trả thay (tiền nhà, vé máy bay, bảo hiểm...) được ghi nhận rõ ràng là nghĩa vụ của doanh nghiệp.
• Lưu trữ đầy đủ hồ sơ chứng minh tính thực tế của khoản chi, bao gồm: hợp đồng thuê nhà, hóa đơn tài chính của bên cho thuê, danh sách người lao động sử dụng nhà thuê, cuống vé máy bay và chứng từ chuyển khoản ngân hàng.