Tổng quan về Công văn 9294/CT-TTHT năm 2015

Công văn 9294/CT-TTHT do Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh ban hành hướng dẫn về chính sách thuế đối với khoản tiền phí mua sản phẩm bảo hiểm cho người lao động. Đây là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng giúp các doanh nghiệp xác định rõ nghĩa vụ thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) và thuế thu nhập cá nhân (TNCN) khi thực hiện các chương trình phúc lợi bảo hiểm cho nhân viên.

Chính sách thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN)

Theo quy định pháp luật về thuế TNDN được áp dụng trong hướng dẫn của Công văn, các khoản chi phí mua sản phẩm bảo hiểm tự nguyện cho người lao động được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

• Tính quy chuẩn trong hồ sơ doanh nghiệp: Khoản chi mua bảo hiểm cho người lao động phải được ghi cụ thể về điều kiện hưởng và mức hưởng tại một trong các hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp bao gồm: Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; hoặc Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quyết định theo quy chế tài chính của Công ty.
• Hoàn thành nghĩa vụ bảo hiểm bắt buộc: Doanh nghiệp chỉ được tính vào chi phí được trừ đối với các khoản chi mua bảo hiểm tự nguyện (như bảo hiểm hưu trí tự nguyện, bảo hiểm nhân thọ) sau khi đã thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ về bảo hiểm bắt buộc cho người lao động theo quy định của pháp luật (bao gồm bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp).
• Giới hạn mức chi phí được trừ: Mức chi phí mua bảo hiểm hưu trí tự nguyện, bảo hiểm nhân thọ cho người lao động được trừ khi tính thuế TNDN không được vượt quá mức trần khống chế theo quy định của Bộ Tài chính tại thời điểm phát sinh chi phí.

Chính sách thuế Thu nhập cá nhân (TNCN)

Nghĩa vụ thuế TNCN đối với khoản phí bảo hiểm do người sử dụng lao động mua thay cho người lao động được phân định rõ ràng dựa trên tính chất tích lũy của sản phẩm bảo hiểm:

• Đối với sản phẩm bảo hiểm không có tích lũy về phí bảo hiểm: Các khoản phí mua sản phẩm bảo hiểm không mang tính chất tích lũy (như bảo hiểm sức khỏe, bảo hiểm tai nạn con người, bảo hiểm sinh mạng mà người lao động không nhận lại được tiền tích lũy khi hết hạn hợp đồng) thì khoản phí này không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động.
• Đối với sản phẩm bảo hiểm có tích lũy về phí bảo hiểm: Trường hợp doanh nghiệp mua cho người lao động sản phẩm bảo hiểm nhân thọ, bảo hiểm không bắt buộc khác có tích lũy về phí bảo hiểm của các doanh nghiệp bảo hiểm thành lập và hoạt động theo quy định của pháp luật Việt Nam, khoản phí này chưa tính vào thu nhập chịu thuế TNCN tại thời điểm doanh nghiệp đóng phí bảo hiểm. Thay vào đó, khi đến hạn đóng phí hoặc đáo hạn hợp đồng, doanh nghiệp bảo hiểm sẽ có trách nhiệm khấu trừ thuế TNCN theo tỷ lệ quy định (thường là 10%) trên khoản tiền phí bảo hiểm tích lũy tương ứng do người sử dụng lao động mua cho người lao động.
• Trường hợp mua của doanh nghiệp bảo hiểm nước ngoài: Nếu doanh nghiệp mua bảo hiểm có tích lũy của doanh nghiệp bảo hiểm không thành lập và hoạt động theo pháp luật Việt Nam cho người lao động, khoản phí bảo hiểm này phải được tính trực tiếp vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động tại thời điểm doanh nghiệp nộp phí bảo hiểm.

Khuyến nghị thực hiện dành cho doanh nghiệp

Để đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật và tối ưu hóa chi phí hợp lệ, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:

• Rà soát hệ thống văn bản nội bộ: Cần bổ sung và quy định rõ ràng điều khoản mua bảo hiểm cho người lao động vào hợp đồng lao động hoặc quy chế tài chính của công ty.
• Phân loại chứng từ bảo hiểm: Doanh nghiệp cần yêu cầu đơn vị bảo hiểm cung cấp rõ thông tin về tính chất sản phẩm (có tích lũy hay không tích lũy) để làm cơ sở hạch toán kế toán và kê khai thuế TNCN chính xác.
• Lưu trữ hồ sơ quyết toán: Chuẩn bị đầy đủ chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (nếu có), hóa đơn tài chính từ công ty bảo hiểm và danh sách người lao động được thụ hưởng để phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra thuế.