Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 3808:1983 quy định các nguyên tắc cơ bản và phương pháp lập bản kê tài liệu công nghệ trong hệ thống tài liệu thiết kế và công nghệ. Đây là văn bản kỹ thuật quan trọng giúp thống nhất cách quản lý, lưu trữ và tra cứu các hồ sơ, tài liệu phục vụ cho quá trình sản xuất và chế tạo tại các doanh nghiệp, tổ chức.

- Phạm vi áp dụng và mục đích của tiêu chuẩn

• Tiêu chuẩn này áp dụng đối với tất cả các loại tài liệu công nghệ được lập ra trong quá trình thiết kế, chế tạo, thử nghiệm và vận hành sản phẩm công nghiệp.
• Mục đích chính là thiết lập một hệ thống thống nhất để liệt kê, phân loại và quản lý toàn bộ các tài liệu công nghệ liên quan đến một sản phẩm hoặc một quy trình công nghệ cụ thể.
• Giúp các đơn vị sản xuất dễ dàng kiểm soát số lượng, chủng loại và tình trạng của các tài liệu kỹ thuật hiện có trong hồ sơ công nghệ.

- Quy định chung về bản kê tài liệu công nghệ

• Bản kê tài liệu công nghệ là tài liệu tổng hợp, ghi lại toàn bộ danh mục các tài liệu công nghệ cần thiết để chế tạo sản phẩm hoặc thực hiện một công việc cụ thể.
• Tài liệu phải được trình bày rõ ràng, chính xác, tuân thủ các biểu mẫu quy định chung của hệ thống tài liệu công nghệ quốc gia.
• Mỗi bản kê tài liệu phải có phần khung tên (khung tiêu đề) chứa đầy đủ thông tin về tên sản phẩm, mã số ký hiệu, người lập, người duyệt và ngày tháng thực hiện.

- Nội dung và phương pháp ghi chép trong bản kê

• Ký hiệu tài liệu: Ghi chính xác mã số, ký hiệu của từng tài liệu công nghệ theo đúng quy chuẩn phân loại hiện hành.
• Tên gọi tài liệu: Ghi đầy đủ và rõ ràng tên của tài liệu (ví dụ: Quy trình công nghệ gia công áp lực, Bản vẽ đồ gá, Phiếu nguyên công...).
• Số lượng và số trang: Xác định rõ số lượng bản sao hoặc số trang của từng tài liệu cụ thể để phục vụ công tác lưu trữ và bàn giao.
• Phần ghi chú: Dùng để ghi các thông tin bổ sung như tình trạng thay đổi, tài liệu thay thế hoặc các lưu ý đặc biệt trong quá trình sử dụng.

- Nguyên tắc sắp xếp các tài liệu trong bản kê

• Các tài liệu công nghệ trong bản kê phải được sắp xếp theo một trình tự logic nhất định, thông thường là theo trình tự các bước của quy trình công nghệ hoặc theo nhóm chức năng của tài liệu.
• Ưu tiên xếp các tài liệu chung, tài liệu chỉ dẫn kỹ thuật lên trước, sau đó mới đến các tài liệu chi tiết cho từng nguyên công, công đoạn cụ thể.
• Việc phân nhóm tài liệu giúp người sử dụng dễ dàng tra cứu và tránh bỏ sót các hồ sơ kỹ thuật quan trọng trong quá trình sản xuất thực tế.