Công văn 1850/TCT-CS do Tổng cục Thuế ban hành năm 2015 là văn bản hướng dẫn quan trọng về nghiệp vụ kê khai và khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) đầu vào. Nội dung công văn tập trung tháo gỡ các vướng mắc của doanh nghiệp liên quan đến điều kiện chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với các hóa đơn có giá trị lớn, đặc biệt là trong các giao dịch mua hàng trả chậm, trả góp.

1. Nguyên tắc khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên

Theo quy định của pháp luật thuế GTGT hiện hành, các hóa đơn mua vào có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT) bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để được khấu trừ thuế đầu vào. Công văn 1850/TCT-CS hướng dẫn cụ thể về thời điểm kê khai như sau:

• Thời điểm chưa đến hạn thanh toán: Tại kỳ tính thuế phát sinh hóa đơn mua vào, nếu chưa đến thời hạn thanh toán theo điều khoản cam kết trên hợp đồng kinh tế, người nộp thuế vẫn được kê khai, khấu trừ thuế GTGT đầu vào bình thường dù chưa thực hiện thanh toán và chưa có chứng từ thanh toán qua ngân hàng.
• Nghĩa vụ hoàn thiện chứng từ: Doanh nghiệp có trách nhiệm theo dõi và bổ sung chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt sau khi thực tế tiến hành thanh toán theo đúng thời hạn trên hợp đồng.

2. Xử lý các trường hợp không đáp ứng điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt

Công văn đưa ra hướng dẫn xử lý nghiêm ngặt đối với các trường hợp khi đến hạn thanh toán nhưng doanh nghiệp không thực hiện thanh toán qua ngân hàng:

• Trường hợp thanh toán bằng tiền mặt: Khi đến hạn thanh toán theo hợp đồng (hoặc đến ngày 31 tháng 12 của năm tài chính đối với các hợp đồng không ghi rõ thời hạn thanh toán) mà doanh nghiệp lại thanh toán bằng tiền mặt, doanh nghiệp bắt buộc phải kê khai điều chỉnh giảm số thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ trước đó.
• Thời điểm kê khai điều chỉnh: Việc kê khai điều chỉnh giảm thuế GTGT đầu vào phải được thực hiện tại kỳ tính thuế phát sinh việc thanh toán bằng tiền mặt, không phải khai điều chỉnh lại kỳ đã khấu trừ ban đầu.
• Trường hợp chưa thanh toán khi đến hạn: Nếu đã đến hạn thanh toán theo hợp đồng nhưng doanh nghiệp vẫn chưa thanh toán (chưa phát sinh dòng tiền), doanh nghiệp chưa phải điều chỉnh giảm số thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ. Tuy nhiên, đến khi thực tế thanh toán, nếu doanh nghiệp không thanh toán qua ngân hàng thì phải thực hiện điều chỉnh giảm thuế tại kỳ phát sinh việc thanh toán đó.

3. Trách nhiệm của người nộp thuế và cơ quan thuế

Để đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ đúng quy định pháp luật về thuế, Công văn 1850/TCT-CS phân định rõ trách nhiệm của các bên:

• Đối với người nộp thuế: Phải tự chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác của các kỳ kê khai, chủ động rà soát các hợp đồng mua bán trả chậm để thực hiện điều chỉnh giảm thuế GTGT kịp thời khi phát sinh giao dịch thanh toán bằng tiền mặt đối với hóa đơn trên 20 triệu đồng.
• Đối với cơ quan thuế: Tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra sau thông quan và kiểm tra quyết toán thuế tại doanh nghiệp. Cơ quan thuế sẽ tập trung đối chiếu các chứng từ thanh toán qua ngân hàng đối với các khoản nợ phải trả lớn nhằm phát hiện, xử lý các hành vi gian lận hoặc chậm điều chỉnh giảm thuế GTGT đầu vào theo quy định.