Giới thiệu chung về Công văn 696/GSQL-GQ3

Công văn 696/GSQL-GQ3 được ban hành bởi Cục Giám sát quản lý về Hải quan nhằm hướng dẫn việc điều chỉnh thông tin khai báo trên Hệ thống Emanifest (Hệ thống tiếp nhận bản khai hàng hóa, danh sách container, danh sách thành viên tổ bay và hồ sơ tàu biển nhập cảnh/xuất cảnh). Đây là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng giúp tháo gỡ các vướng mắc cho doanh nghiệp, hãng tàu và đại lý hãng tàu trong quá trình thực hiện thủ tục hải quan điện tử, đảm bảo tính thống nhất và thông suốt trong hoạt động thông quan hàng hóa.

Nội dung cốt lõi và hướng dẫn chi tiết tại Công văn 696/GSQL-GQ3

- Đối tượng và phạm vi áp dụng điều chỉnh thông tin

• Áp dụng đối với các hãng tàu, đại lý hãng tàu, công ty giao nhận vận chuyển (forwarder) thực hiện khai báo thông tin bản khai hàng hóa (manifest) điện tử đối với tàu biển nhập cảnh, xuất cảnh.
• Áp dụng cho các trường hợp thông tin khai báo trên hệ thống Emanifest có sự sai lệch, sai sót khách quan cần phải sửa đổi, bổ sung hoặc điều chỉnh cho khớp đúng với thực tế hàng hóa và chứng từ vận tải kèm theo.

- Quy trình và thủ tục điều chỉnh thông tin trên Hệ thống Emanifest

• Bước 1: Khai báo yêu cầu chỉnh sửa trên hệ thống: Người khai hải quan (hãng tàu, đại lý hãng tàu hoặc người vận chuyển) thực hiện khai báo thông tin sửa đổi, bổ sung thông qua Cổng thông tin một cửa quốc gia hoặc trực tiếp trên Hệ thống Emanifest.
• Bước 2: Nộp hồ sơ giấy chứng minh: Doanh nghiệp tiến hành xuất trình các chứng từ chứng minh việc điều chỉnh là hợp pháp và có cơ sở cho Chi cục Hải quan nơi quản lý. Hồ sơ thông thường bao gồm: văn bản xin điều chỉnh (nêu rõ lý do sai sót), vận đơn gốc (Master Bill/House Bill) trước và sau khi chỉnh sửa, thư xác nhận của cảng xếp hàng hoặc các chứng từ thương mại liên quan khác.
• Bước 3: Tiếp nhận, kiểm tra và phê duyệt: Công chức hải quan được phân công có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ, đối chiếu kỹ lưỡng giữa chứng từ giấy do doanh nghiệp nộp và dữ liệu điện tử đã truyền trên hệ thống. Nếu thông tin khớp đúng và hợp lệ, công chức tiến hành phê duyệt yêu cầu chỉnh sửa trên hệ thống Emanifest.

- Trách nhiệm của cơ quan Hải quan trong việc xử lý yêu cầu

• Chi cục Hải quan nơi tiếp nhận thông tin có trách nhiệm kiểm tra nhanh chóng, giải quyết kịp thời các vướng mắc phát sinh của doanh nghiệp, tránh gây ách tắc hàng hóa tại cảng, đồng thời vẫn phải đảm bảo công tác giám sát, quản lý hải quan chặt chẽ theo đúng quy định pháp luật.
• Trường hợp từ chối phê duyệt điều chỉnh, cơ quan Hải quan phải phản hồi rõ ràng bằng văn bản hoặc thông báo trực tiếp trên hệ thống điện tử, nêu rõ lý do từ chối để doanh nghiệp biết, sửa đổi và hoàn thiện lại hồ sơ theo đúng yêu cầu.

- Những lưu ý quan trọng đối với doanh nghiệp khi khai báo Emanifest

• Doanh nghiệp cần chủ động kiểm tra thông tin khai báo ngay khi truyền dữ liệu lên hệ thống để phát hiện sai sót sớm, hạn chế tối đa việc phải điều chỉnh sát giờ tàu cập cảng hoặc sau khi hàng hóa đã được đưa vào khu vực giám sát hải quan.
• Việc điều chỉnh thông tin manifest phải tuân thủ đúng thời hạn quy định. Các trường hợp cố tình điều chỉnh chậm trễ, không có lý do chính đáng hoặc có dấu hiệu gian lận thương mại sẽ bị xử lý vi phạm hành chính theo quy định của pháp luật hải quan hiện hành.
• Đảm bảo tính trung thực, chính xác và thống nhất tuyệt đối giữa thông tin khai báo điện tử và các chứng từ giấy đi kèm để quá trình phê duyệt của cơ quan Hải quan được diễn ra thuận lợi, nhanh chóng.