Công văn 1642/TCHQ-CNTT năm 2021 do Tổng cục Hải quan ban hành nhằm thúc đẩy việc thực hiện Cơ chế một cửa quốc gia, tối ưu hóa quy trình thông quan hàng hóa và giảm thiểu thủ tục hành chính bằng giấy tờ cho doanh nghiệp xuất nhập khẩu. Dưới đây là tóm tắt chi tiết các nội dung chỉ đạo cốt lõi của văn bản này.

- Nguyên tắc khai thác và sử dụng chứng từ điện tử trên Cổng thông tin một cửa quốc gia

• Cán bộ hải quan tại các chi cục có trách nhiệm chủ động tra cứu, kiểm tra và khai thác các thông tin về giấy phép điện tử, giấy chứng nhận điện tử, và kết quả kiểm tra chuyên ngành được các Bộ, ngành truyền dữ liệu thông qua Cổng thông tin một cửa quốc gia.
• Nghiêm cấm việc yêu cầu doanh nghiệp xuất nhập khẩu phải nộp bản giấy đối với các loại chứng từ, giấy phép đã được cấp dưới dạng điện tử và đã được tích hợp thành công trên hệ thống một cửa quốc gia, trừ các trường hợp đặc biệt được pháp luật quy định cụ thể.
• Việc áp dụng chứng từ điện tử nhằm rút ngắn thời gian thông quan, giảm chi phí lưu kho bãi và hạn chế tối đa sự tiếp xúc trực tiếp không cần thiết giữa doanh nghiệp và công chức hải quan.

- Quy trình xử lý khi xảy ra sự cố hệ thống hoặc nghẽn mạng

• Trong trường hợp hệ thống Cổng thông tin một cửa quốc gia gặp sự cố kỹ thuật, không thể truyền nhận dữ liệu hoặc công chức hải quan không thể tra cứu được thông tin chứng từ điện tử, cơ quan hải quan sẽ áp dụng cơ chế dự phòng linh hoạt.
• Doanh nghiệp được phép xuất trình bản giấy (bản chính hoặc bản sao hợp lệ theo quy định của pháp luật chuyên ngành) để cơ quan hải quan kiểm tra và thực hiện thông quan hàng hóa kịp thời, tránh gây ách tắc tại cửa khẩu.
• Các Chi cục Hải quan có trách nhiệm tiếp nhận bản giấy để giải quyết thông quan ngay cho doanh nghiệp, đồng thời ghi nhận thông tin để cập nhật bổ sung vào hệ thống sau khi sự cố được khắc phục.
• Đầu mối kỹ thuật của các Cục Hải quan địa phương phải kịp thời báo cáo về Cục Công nghệ thông tin và Thống kê hải quan thuộc Tổng cục Hải quan để phối hợp với các Bộ, ngành liên quan xử lý dứt điểm sự cố.

- Trách nhiệm triển khai của Cục Hải quan các tỉnh, thành phố

• Cục trưởng Cục Hải quan các tỉnh, thành phố có trách nhiệm quán triệt, chỉ đạo sát sao đến từng Chi cục Hải quan và toàn thể công chức hải quan dưới quyền thực hiện nghiêm túc các nội dung hướng dẫn.
• Tăng cường công tác kiểm tra, giám sát nội bộ để kịp thời phát hiện và xử lý nghiêm các trường hợp công chức tự ý đặt ra các thủ tục rườm rà, yêu cầu nộp thêm chứng từ giấy trái quy định.
• Thường xuyên tổng hợp các vướng mắc phát sinh trong quá trình vận hành Cơ chế một cửa quốc gia, đề xuất các giải pháp cải tiến kỹ thuật và nghiệp vụ gửi về Tổng cục Hải quan để hoàn thiện hệ thống.

- Ý nghĩa và tác động đối với hoạt động xuất nhập khẩu

Việc ban hành và thực hiện nghiêm túc các nội dung tại Công văn 1642/TCHQ-CNTT thể hiện quyết tâm mạnh mẽ của Tổng cục Hải quan trong việc đẩy mạnh cải cách hành chính và chuyển đổi số. Quy định này không chỉ giúp đơn giản hóa thủ tục, nâng cao tính minh bạch mà còn tạo điều kiện thuận lợi tối đa cho cộng đồng doanh nghiệp, giảm thiểu rủi ro chậm trễ trong chuỗi cung ứng hàng hóa quốc tế.